5- CLASE DE DOCUMENTOS


Archivo producidos por las entidades como resultado de su labor, emérita el establecimiento de una categorización que pueda estar determinada por varios factores. A sí mismo, dependiendo de la calidad de su autor, los documentos se clasifican en dos categorías: “documentos públicos y documentos privados” .

Documento público: es el expedido por funcionario público en ejercicio de sus funciones como representante del gobierno. Cuando el documento público se realiza ante notario o con su intervención se denomina escritura pública.

Documento privado: es el expedido por particulares como producto de sus actividades o por funcionarios públicos cuando no están ejerciendo di función. En general. El documento privado es aquel que no reune los requisitos para ser documentos públicos.

Clases de documentos
Clases de documentos
Clases de documentos según sus características formales
Clases de documentos según el nivel de información que proporcionan
Según el grado de accesibilidad
Los documentos primarios
Monografías
Publicación seriada
Literatura gris
Tipología de la literatura gris
Fuentes de información bibliográfica de literatura gris

Clases de documentos
Una vez consideradas las características fundamentales de los documentos podemos establecer una clasificación que parta de la consideración de dichas características. De este modo, los documentos podrían clasificarse básicamente según el tipo de soporte, la forma de su contenido y la información que ofrezcan. Además de estas puntos de vista intrínsecos, el documento también puede analizarse desde puntos de vista extrínsecos: forma de publicación, forma de utilización, grado de accesibilidad, etc. Cada una de estas categorías darán lugar a posteriores subdivisiones; especialmente el contenido puede considerarse desde múltiples puntos de vista: el de la disposición, el de la materia tratada, el del grado de originalidad, etc..

Cualquier esquema de clasificación de documentos que se proponga será imperfecto y adolecerá de confusiones, no tanto por la falta de exhaustividad como por la aparente duplicidad de algunos conceptos. Sin embargo, es necesario establecer una tipología determinada si se pretende llevar a cabo un análisis, por elemental que sea, de las fuentes de información.


Clases de documentos según sus características formales
Según las características físicas:
tipo de material (papel, vinillo, plástico, etc.)
tamaño (formato, extensión etc.)
otras características físicas
Según la forma de producción
manuales
Impresos
mecánicos
Fotográficos
magnéticos
electrónicos
digitales
Según la forma del contenido:
textuales: la información se halla en forma de texto
iconográficos: recoge información en forma de imágenes
sonoros: contiene información sonora
audiovisuales: contiene imágenes y sonidos
plásticos: representación iconográfica en forma de monedas, medallas,sellos, etc.
informáticos: información gestionada por ordenador
mixtos: reunen información de dos o más características.
Según la estructura del contenido
monografías
publicaciones seriadas
obras de referencia


Clases de documentos según el nivel de información que proporcionan
Primarios: contienen información original y no sometida a interpretación ni representación.
Secundarios: contienen datos e información organizada según esquemas determinados, referentes a documentos primarios.

Algunos autores consideran otros tipos de documentos, aunque en este punto no hay unanimidad.
Terciarios o documentos secundarios elaborados.: proceden del tratamiento de las fuentes secundarias.
Complementarios: léxicos, tesauros, etc.


Según el grado de accesibilidad
Publicadas: han salido a la luz pública sobre cualquier tipo de soporte (cualquier libro editado, revista, etc.).
Inéditas: no se han hecho públicas y permanencen en ámbitos privados (memorias, documentos privados, etc.)
Reservadas: se han dado a conocer dentro de sectores restringidos (documentos de circulación interna en empresas, informes de Defensa, etc.)

Además, se pueden clasificar los documentos según el contenido (generales, especializados, etc.), los objetivos que persigan (divulgativos, científicos, de referencia) o el origen (oficiales, privados, etc.).

Hay autores que conceden a las obras de referencia categoría propia, aunque de hecho este tipo de documento parece encajar bien en los apartados anteriores. No obstante, las especiales características de este tipo de obras, son motivo de polémica, ya que, en efecto, permiten analizarlas desde diferentes puntos de vista.


Los documentos primarios.

Llamamos documentos primarios o fuentes primarias a todos aquellos documentos que ofrecen información original, y reflejan los resultados directos de la investigación. El Glosario ALA los identifica como primarY sources y las define como "Documentos fundamentales, originales auténticos, que tratan una materia determinada y se utilizan en la preparación de un trabajo posterior". El sentido del término "original" se refiere a que es origen de la información y que termina en sí misma, no remite a otros documentos. Los documentos primarios se dividen en las siguientes cateo

Recibo de Correspondencia Oficial Confidencial

Distinguida por la palabra confidencial o privado, se le debe dar un tratamiento de especial reserva, se radicará con la información que se pueda obtener del sobre y su trámite se hará sin abrirlo, enviándolo a su destinatario.
Igual tratamiento se dará a los documentos que tienen reserva como las investigaciones preliminares, los pliegos y autos de cargos que formulen la Procuraduría General de la Nación y demás órganos de control dentro de los procesos disciplinarios y de responsabilidad fiscal, lo mismo que los respectivos descargos.
Resolución Número de 2005 Hoja No. 5
“Por la cual se adopta el manual de procedimientos de archivo y correspondencia en el Instituto Nacional de Vías. En caso de que por desconocimiento del contenido se abra un sobre que contenga
documentos que tienen reserva, inmediatamente se detecte el hecho se procederá a cerrar el sobre nuevamente y se dará tramite con reserva de su contenido.
Correspondencia Personal
Es la que viene dirigida a los diferentes servidores públicos del Instituto Nacional de Vías, pero que no tiene carácter oficial y es de interés particular.
El Área de Administración Documental no será responsable del trámite de este tipo de correspondencia. Los servidores públicos del Instituto Nacional de Vías deben abstenerse de dar como dirección para su correspondencia particular la del Instituto. En caso de que llegue un documento de carácter personal, el Area de Administración Documental lo depositará en un buzón destinado para tal efecto y el servidor público destinatario deberá acercarse para retirarlo. En todo caso no se firmará recibo o utilizará sello en constancia de recibo de correspondencia particular. El Área de Administración Documental cumplirá con lo establecido en el artículo 15 de la Constitución Nacional, el cual garantiza la inviolabilidad de la correspondencia, de las cartas y documentos privados, señalando que solo podrán interceptarse o registrarse mediante orden de funcionario competente y con el único objeto de buscar pruebas judiciales.

Derechos de Petición y Tutelas
El Área de Administración Documental dará trámite prioritario para su entrega inmediata los derechos de petición, tutelas y embargos.

Despacho de Correspondencia Externa
El despacho de la correspondencia oficial hacia sus destinatarios será realizado exclusivamente por el Área de Administración Documental directamente o por intermedio de las diferentes empresas con las cuales se contrate el servicio. No obstante lo anterior, una vez cumplida la radicación de la correspondencia externa, y dependiendo la necesidad y premura, un servidor público autorizado podrá efectuar su entrega. De ocurrir esto el Área de Administración Documental no se hará responsable del trámite realizado, dejará constancia de la entrega del documento original al servidor
público autorizado, exigiendo nombre y firma en la copia del mismo.

Servidores Públicos autorizados para Firmar la correspondencia
Solo podrán firmar correspondencia externa el Director General, Secretarios Generales, Subdirectores, jefes de Oficinas Asesoras, Jefes de Oficina, Directores Territoriales y todos aquellos que en desarrollo de disposiciones legales tengan obligación de certificar o remitir información de carácter oficial.
También podrá firmar correspondencia externa, según el Código de Procedimiento Civil, artículo 111, quien haga las veces de Secretario de Jurisdicción Coactiva. Cuando por razones del servicio se haga indispensable que algún servidor público no facultado para firmar correspondencia lo deba hacer, dicha facultad le podrá ser asignada de conformidad con las siguientes consideraciones:
Resolución Número de 2005 Hoja No. 6
“Por la cual se adopta el manual de procedimientos de archivo y correspondencia en el
Instituto Nacional de Vías.
- La asignación se debe efectuar por escrito, comunicándola al coordinador del Área de
Administración Documental.
- La asignación únicamente la pueden otorgar aquellos servidores públicos autorizados
para firmar la correspondencia.
- La asignación debe ser específica, determinando claramente el tipo de asunto que
tratará la correspondencia que se autoriza firmar.
- La asignación debe fijar el término de la misma en forma precisa y debe recaer directamente en la persona que se autoriza. La asignación debe versar sobre correspondencia que sea competencia del funcionario que la otorga.
En todo caso ningún servidor público podrá firmar por otro, no se podrá anteponer la preposición ´Por´. La firma será autógrafa. En ausencia del funcionario que deba firmar, será el superior jerárquico inmediato quien firme y en ausencia de este firmará el mediato.

9. CLASIFICACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN
PRODUCIDA Y RECIBIDA.


La correspondencia puede clasificarse de la siguiente manera
Por su naturaleza.
Es decir de acuerdo con el productor y receptor de la misma y el asunto tratado. Así se tienen tres categorías.
Oficial. Cuando el asunto compete a la entidad y puede ser de conocimiento
general.
Oficial Confidencial. Cuando el asunto compete a la entidad y sólo puede ser
conocido por el personal autorizado.
Personal. Cuando el asunto compete de manera particular únicamente a un
empleado de la entidad, mas no a ésta.
Por el lugar de destino
Es decir de acuerdo con la localización física del destinatario. Se tienen tres categorías:
Urbano Local. Cuando el destinatario se encuentra dentro de la ciudad.
Nacional. Cuando el destinatario se encuentra fuera de la ciudad y dentro del país.
Internacional. Cuando el destinatario se encuentra fuera del país.
Por el destinatario
Correspondencia Externa: Es de carácter oficial, se cursa entre el Instituto
Nacional de Vías y otras entidades oficiales, empresas particulares y/o personas
naturales, vía correo aéreo, terrestre, fax, o cualquier otro medio que se implante en el
Instituto.
Resolución Número de 2005 Hoja No. 3
“Por la cual se adopta el manual de procedimientos de archivo y correspondencia en el
Instituto Nacional de Vías.
F.1000.16
Correspondencia Interna: Son las comunicaciones oficiales producidas entre las
dependencias del Instituto incluidas las Direcciones Territoriales. Se denominan
memorandos.


Recepción de correspondencia

. Objetivo: Describir el procedimiento para registrar y controlar la correspondencia
que llega a la entidad procedente del exterior.
Etapas de la recepción: La recepción de la correspondencia cuenta con las
siguientes etapas:
1. Recibo
2. Radicación
3. Digitalización
4. Distribución
Recibo. Consiste en recibir y revisar la correspondencia que llega al Instituto
Nacional de Vías a través de los diferentes medios de comunicación escrita, de acuerdo con los procedimientos descritos en el numeral 4 de la presente resolución.
Radicación. Consiste en registrar los datos básicos de la comunicación. Una vez terminado este proceso se imprime el adhesivo correspondiente a la radicación y se estampa en el extremo superior derecho o en un espacio adecuado de la comunicación el cual contendrá el nombre de la dependencia destinataria, numero, fecha y hora de llegada.
Digitalización. Consiste en escanear el documento remisorio y sus anexos y el envío de la imagen a la dependencia destinataria.
Distribución. Una vez realizada la digitalización de las imágenes y su posterior enrutamiento, los documentos originales junto con sus anexos serán distribuidos a las dependencias correspondientes por el personal designado por el coordinador del Área de Administración Documental.
Resolución Número de 2005 Hoja No. 4
“Por la cual se adopta el manual de procedimientos de archivo y correspondencia en el
Instituto Nacional de Vías.
F.1000.16
Horario de atención.
El Área de Administración Documental atenderá el servicio, trámite, numeración, radicación y distribución de correspondencia dentro del horario que establezca el Instituto Nacional de Vías para tal fin.
Recibo de Correspondencia
Los responsables de la tramitación y archivo de la correspondencia en el Instituto
Nacional de Vías deben seguir las siguientes normas:
El recibo, trámite y control de la correspondencia externa, dirigida a las diferentes dependencias del Instituto Nacional de Vías, se debe hacer únicamente por intermedio del Área de Administración Documental de la Subdirección Administrativa o quien haga sus veces en las Direcciones Territoriales por el servidor público designado para tal fin. El Área de Administración Documental no se hará responsable de la correspondencia
oficial externa que sea entregada directamente al servidor público o dependencia destinataria.




Recibo de Correspondencia Oficial
La correspondencia oficial recibida debe ser revisada por el servidor público designado en el Área de Administración Documental o por quien haga sus veces en las Direcciones Territoriales. Antes de su radicación, se debe verificar que el sobre no haya sido abierto y que la correspondencia no se encuentre en mal estado, si es así, dejará constancia al radicarse. Así mismo, revisará que los anexos sean los anunciados. Cuando la correspondencia esté dirigida al Instituto Nacional de Vías sin especificar dependencia o funcionario destinatario, deberá remitirse a la dependencia que por el contenido de la comunicación se considere sea la competente. En el caso que no se tenga claridad sobre la dependencia competente se informará a la Secretaría General
Administrativa, para que decida el trámite correspondiente.
Si existe incongruencia entre el nombre y el cargo del servidor público, el Área de Administración Documental remitirá la correspondencia a la dependencia mencionada en el sobre.
Toda correspondencia dirigida a los funcionarios en cuyo sobre o encabezado se mencione el cargo, se presumirá que es correspondencia oficial y será radicada.
Recibo de Correspondencia Oficial Confidencial
Distinguida por la palabra confidencial o privado, se le debe dar un tratamiento de especial reserva, se radicará con la información que se pueda obtener del sobre y su trámite se hará sin abrirlo, enviándolo a su destinatario.
Igual tratamiento se dará a los documentos que tienen reserva como las investigaciones preliminares, los pliegos y autos de cargos que formulen la Procuraduría General de la Nación y demás órganos de control dentro de los procesos disciplinarios y de responsabilidad fiscal, lo mismo que los respectivos descargos.
Resolución Número de 2005 Hoja No. 5
“Por la cual se adopta el manual de procedimientos de archivo y correspondencia en el Instituto Nacional de Vías. En caso de que por desconocimiento del contenido se abra un sobre que contenga
documentos que tienen reserva, inmediatamente se detecte el hecho se procederá a cerrar el sobre nuevamente y se dará tramite con reserva de su contenido.
Correspondencia Personal
Es la que viene dirigida a los diferentes servidores públicos del Instituto Nacional de Vías, pero que no tiene carácter oficial y es de interés particular.
El Área de Administración Documental no será responsable del trámite de este tipo de correspondencia. Los servidores públicos del Instituto Nacional de Vías deben abstenerse de dar como dirección para su correspondencia particular la del Instituto. En caso de que llegue un documento de carácter personal, el Area de Administración Documental lo depositará en un buzón destinado para tal efecto y el servidor público destinatario deberá acercarse para retirarlo. En todo caso no se firmará recibo o utilizará sello en constancia de recibo de correspondencia particular. El Área de Administración Documental cumplirá con lo establecido en el artículo 15 de la Constitución Nacional, el cual garantiza la inviolabilidad de la correspondencia, de las cartas y documentos privados, señalando que solo podrán interceptarse o registrarse mediante orden de funcionario competente y con el único objeto de buscar pruebas judiciales.

Derechos de Petición y Tutelas
El Área de Administración Documental dará trámite prioritario para su entrega inmediata los derechos de petición, tutelas y embargos.

Despacho de Correspondencia Externa
El despacho de la correspondencia oficial hacia sus destinatarios será realizado exclusivamente por el Área de Administración Documental directamente o por intermedio de las diferentes empresas con las cuales se contrate el servicio. No obstante lo anterior, una vez cumplida la radicación de la correspondencia externa, y dependiendo la necesidad y premura, un servidor público autorizado podrá efectuar su entrega. De ocurrir esto el Área de Administración Documental no se hará responsable del trámite realizado, dejará constancia de la entrega del documento original al servidor
público autorizado, exigiendo nombre y firma en la copia del mismo.

Servidores Públicos autorizados para Firmar la correspondencia
Solo podrán firmar correspondencia externa el Director General, Secretarios Generales, Subdirectores, jefes de Oficinas Asesoras, Jefes de Oficina, Directores Territoriales y todos aquellos que en desarrollo de disposiciones legales tengan obligación de certificar o remitir información de carácter oficial.
También podrá firmar correspondencia externa, según el Código de Procedimiento Civil, artículo 111, quien haga las veces de Secretario de Jurisdicción Coactiva. Cuando por razones del servicio se haga indispensable que algún servidor público no facultado para firmar correspondencia lo deba hacer, dicha facultad le podrá ser asignada de conformidad con las siguientes consideraciones:
Resolución Número de 2005 Hoja No. 6
“Por la cual se adopta el manual de procedimientos de archivo y correspondencia en el
Instituto Nacional de Vías.
- La asignación se debe efectuar por escrito, comunicándola al coordinador del Área de
Administración Documental.
- La asignación únicamente la pueden otorgar aquellos servidores públicos autorizados
para firmar la correspondencia.
- La asignación debe ser específica, determinando claramente el tipo de asunto que
tratará la correspondencia que se autoriza firmar.
- La asignación debe fijar el término de la misma en forma precisa y debe recaer directamente en la persona que se autoriza. La asignación debe versar sobre correspondencia que sea competencia del funcionario que la otorga.
En todo caso ningún servidor público podrá firmar por otro, no se podrá anteponer la preposición ´Por´. La firma será autógrafa. En ausencia del funcionario que deba firmar, será el superior jerárquico inmediato quien firme y en ausencia de este firmará el mediato.