INFORMACION DE MESAS

GESTION DOCUMENTOS

Documento: en principio los documentos escritos, audiovisuales o gráficos pueden originarse en dos tipos de fuentes. Cuando el documento es producto de la imaginación o la experiencia de su autor, realizado en forma voluntaria, decimos que su origen son las fuentes narrativas. Tal es el casos se las novelas, los cuentos, la crónicas de un viaje o libros de textos.

Cuando el documento refleja las relaciones y actividades de la sociedad, decimos que su origen son las fuentes documentales; por tanto, es esta la fuente que da origen a los documentos de archivo, que se caracterizan por surgir involuntariamente, de uno en uno hasta conformar series deméntales que se usan y conservan en los diferentes archivos.

Documento de archivo: es el producido involuntariamente en el curso del desarrollo de una actividad administrativa, jurídica, práctica del ente productor y tiene por consiguiente un preciso contenido jurídico-administrativo.


Documento electrónico:

El desarrollo de las redes informáticas y el correo electrónico alteraron esa situación y aparecieron documentos destinatarios que leían el documento en un soporte diferente del papel. Un documento electrónico es un documento cuyo soporte material es algún tipo de dispositivo eléctrónico y en el que el contenido está codificado mediante algún tipo de código digital que puede ser leído o reproducido mediante el auxilio de detectores de magnetización.

Comunicaciones oficiales:
Son las comunicaciones recibidas o producidas en desarrollo de las funciones asignadas legalmente a una entidad, independientemente del medio utilizado; tales como:
CARTA
Comunicación escrita que se utiliza en las relaciones comerciales entre empresas y personas naturales; igualmente en las relaciones entre las empresas y sus empleados.
El destinatario es siempre UNA sola persona o Institución.
MEMORANDO
Comunicación escrita de carácter interno de una empresa, que se utiliza para transmitir información, orientaciones y pautas de las dependencias locales, regionales, nacionales o internacionales El memorando NO se dirige a un grupo, es personalizado. ACTAS
Documento en el cual que consta lo sucedido, temas tratados y acuerdos en una reunión; constituye la memoria de reuniones y el soporte de actos administrativos.
CIRCULAR
Comunicación interna o externa de carácter general o normativo con el mismo texto o contenido, dirigida a varios destinatarios.
CIRCULAR INTERNA O GENERAL:
Comunicación con el mismo contenido utilizada para dar a conocer internamente actividades de la entidad: normas generales, cambios, políticas, disposiciones, órdenes y asuntos de interés común.
CIRCULARES EXTERNAS O CARTA CIRCULAR:
Comunicación con el mismo texto para dar a conocer a sus clientes, proveedores o distribuidores: productos, servicios u otra información de carácter general.

QUÉ PROCEDIMIENTOS INCLUYE LA LEGISLACIÓN PARA LA GESTIÓN Y
ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL.


La Gestión Documental de los documentos físicos incluye en esta primera fase las siguientes actividades:
 Recepción y radicación de los documentos físicos provenientes de las Entidades Autorizadas para Recaudar y otros obligados a enviar declaraciones o recibos de pago y para los documentos físicos generados en los trámites efectuados por los clientes en los lugares de atención de la entidad.
 Alistamiento y clasificación de acuerdo con las tipologías definidas institucionalmente en las Tablas de Retención Documental
 Digitalización de documentos físicos convirtiéndolos en imágenes virtuales para consulta.
 Embalaje de los documentos (creación de carpetas y medios de conservación en el servicio informático y organización de los documentos físicos)
 Traslados de documentos para los archivos, en la aplicación para los de los términos de conservación establecido en las Tablas de Retención Documental de la EntidadDESTINATARIOS DEL PROCEDIMIENTOEl procedimiento para la gestión documental está destinado para ser utilizado como una herramienta soportada en tecnología para apoyar a los funcionarios que en una u otra forma participan en las diferentes actividades en cada una de las dependencias de Documentación y/o Archivo y para las personas naturales y/o jurídicas que entregan o presentan documentos físicos a la Entidad en cumplimiento de las normas que así lo establezcan.CÓMO SE UTILIZAPara utilizar el servicio, ingrese al portal de la DIAN y seleccione la opción Servicios Informáticos Electrónicos. Luego ingrese por la opción Gestión Documental: Allí encuentra las siguientes opciones:
 Gestión de Archivos
 Gestión de Correspondencia
 Administración y parametrización.Por Gestión de Archivos se ofrecen las facilidades para crear carpetas y/o catálogos, registrar los traslados de documentos, administrar las Tablas de Retención Documental y asociar las tipologías a las unidades organizaciones de acuerdo con la gestión realizada con los documentos recibidos o generados.Por la opción de Correspondencia se pueden realizar las actividades relacionadas con la radicación de documentos físicos (formularios y/o formatos normalizados) así como generar y consultar reportes sobre los números de documentos radicados, consultar el estado de los mismos y/o verlos digitalizados. En Administración y parametrización se tiene el servicio para matricular los escáneres que se vayan a incorporar a la gestión de los documentos en la Entidad, de acuerdo con este procedimiento.NORMATIVIDAD RELACIONADA:Ley 594 del 14 de julio de 2000. Por medio de la cual se dicta la Ley General de archivos y se dictan otras disposicionesDecreto Ley No 1071 del 26 de junio de 1999. Por el cual se organiza la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales.Decreto No 1265 del 13 de julio de 1999. Por medio del cual se organiza internamente y se distribuyen las funciones de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales Resolución No 4348 del 7 de diciembre de 1999. Por la cual se adoptan normas generales para la administración de archivos en la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales. Resolución No 3630 del 14 de diciembre de 1999. Por la cual se adopta el reglamento de Archivo para la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales.Resolución No 0080 2000. Por la cual se unifican los criterios existentes para la expedición, publicación y archivo de los actos administrativos de carácter general de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales.Orden Administrativa No 0001 del 06 de febrero de 2008. Por medio de la cual se fija el procedimiento para la gestión documental de los documentos físicos provenientes de las Entidades Autorizadas para Recaudar y otros obligados a enviar declaraciones o recibos de pago y los documentos físicos generados en los trámites efectuados por los clientes en los lugares de atención de la entidad, en cumplimiento de las normas que así lo establezcan.Orden Administrativa No 0004 del 26 de agosto de1999. Por la cual se establecen las normas para la organización y manejo de los archivos de gestión de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales.Orden Administrativa No 0005 del 18 de mayo de 2000. Por la cual se establecen normas generales para la organización y administración de los archivos centrales en la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales.Orden Administrativa No 0006 del 18 de mayo de 2000. Por la cual se establecen normas para la elaboración de correspondencia en la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales.Orden Administrativa No 0004 del 16 de abril de 1996. Por la cual se establece el procedimiento para la recepción, validación y verificación de los documentos entregados por entidades autorizadas para recaudar.

PAPELERIA Y ELEMENTOS



Papelería

1. Papel Resma tamaño Oficio
2. Papel Resma tamaño Carta
3. Papel Carbón
4. Papel para fax
5. Sobre de manila carta y oficio
6. Sobre con ventanilla
7. Ficheros o tarjeteros
8. Carpetas colgantes
9. Carpetas legajadoras
10. Clasificador de fuelle
11. Documentos comerciales





Elementos
1. Cartuchos
2. Sellos
3. Perforadora
4. Cosedora
5. Marcador
6. Bolígrafos y lápices
7. Saca ganchos
8. Almohadillas
9. Calculadora
10. Cinta impresora
11. Etiquetas autoadhesivas

12. Tijeras
13. Clips y ganchos cosedoras
14. Almanaque
15. Porta papel
16. Pegas tic
17. Borrador y sacapuntas
18. Resaltador
19. Chinches
20.Memoria
21. Piza papel
22.Canasta para la basura
23.Revistas
24.Floreros
25.Cuadros
26.Porta lapiceros
27.Dispensador de agua
28.Cortinas
29.Ventilador
30.Directorio




MUEBLES Y EQUIPOS DE OFICINA


1. Sala de espera
2. Máquina de escribir mecánica y eléctrica
3. Computador
4. Fotocopiadora
5. Retroproyectores
6. Escáner
7. Impresora
8. Archivador vertical y horizontal de gabetes
9. Fax
10. Teléfonos
11. Videograbadorastelevisores
12. Grabadora
13. Mesa de computo
14. Escritorio
15. Sillas
16. Cámara Digital
17. Destructora de Papel

TÉCNICA PRÁCTICA PARA APRENDER A DIGITAR

Digitar información con precisión y rapidez es una de las competencias básicas demandas por la sociedad contemporánea. Desafortunadamente, muy pocas instituciones educativas incluyen formalmente Manejo del Teclado en el currículo de informática (TIC). Además, la mayoría de las que si lo hacen, no pueden asegurar que sus estudiantes adquieran idoneidad en su manejo. Muchos docentes de informática aducen que les falta tiempo para poner en práctica un currículo completo y efectivo que conduzca a que sus alumnos alcancen la competencia en el manejo de este dispositivo de entrada. Lo que no tienen en cuenta, es que si la institución no destina un tiempo específico para enseñar a utilizar adecuadamente el Teclado, los estudiantes se lo tomarán y con creces, a lo largo de su vida académica, localizando las teclas (“chuzografiando”) cuando realicen trabajos en el computador. Esto incidirá también negativamente en su futura vida laboral [1].
Aprender a utilizar apropiadamente el Teclado es una tarea que demanda perseverancia por parte de docentes y estudiantes. Adquirir y utilizar técnicas inapropiadas de digitación es muy fácil y no necesita ninguna instrucción. Desarrollar e incrementar esta habilidad, como debe ser, requiere preparación y refuerzo constantes. Lo importante es que se trata de un esfuerzo que va a rendir frutos durante toda la vida.
Las investigaciones realizadas en este tema [2] se concentran en dos aspectos: cuándo y cómo enseñar a utilizar el Teclado.
Respecto al cuándo, la mayoría de los investigadores coincide en que la instrucción formal no debe iniciarse antes del cuarto grado de educación básica primaria (8 a 9 años). Esto obedece principalmente a factores del desarrollo físico de los niños: tamaño de los dedos, destreza manual, coordinación, habilidades de motricidad fina y cortos períodos de atención. Adquirir una técnica adecuada de digitación implica atender normas de ergonomía (ubicación de manos, dedos, cuerpo, cabeza); fijar la vista en la pantalla y no en el teclado; y memorizar con qué dedo y de qué mano, se debe presionar cada tecla. Algunos investigadores opinan que esta es una habilidad muy abstracta para desarrollarla en edades más tempranas. Utilizar apropiadamente el Teclado es una habilidad “Corporal-Cinestésica” que requiere el desarrollo en el niño de un “sistema de hábitos automáticos” [2]. Todo currículo de Manejo de Teclado debe tender a que los estudiantes digiten mecánicamente, sin detenerse a pensar con qué dedos van a presionar las diferentes teclas que conforman una palabra.
En cuanto a cómo enseñar a utilizar el teclado, las investigaciones sugieren que debe hacerse en tres etapas [2]. En la primera, el estudiante reconoce el teclado y aprende una técnica apropiada de digitación, en la segunda, se enfoca en la precisión y en la tercera, alcanza la mayor velocidad posible.
En este documento se atiende la primera de estas etapas.
RECONOCER EL TECLADO
El teclado es, hasta el momento, el principal dispositivo de entrada, del computador. Sus teclas, como se puede apreciar en la siguiente ilustración, están agrupas en cuatro zonas: alfanumérica, numérica, de navegación y de funciones.


TÉCNICA DE DIGITACIÓN


Adquirir y mantener una técnica apropiada de digitación, también hace parte de la primera etapa en el aprendizaje del Manejo de Teclado. Esta debe incluir, desde los primeros años escolares, la explicación a los estudiantes de por qué es importante adoptar la postura adecuada y entrenarlos para sentarse correctamente, usar convenientemente el teclado y hacer pausas en el trabajo con alguna frecuencia.




Esta técnica apropiada de digitación, también debe incluir la realización de ejercicios para memorizar la localización de cada una de las teclas y el dedo y mano con el cual se deben pulsar. En esta etapa de la instrucción, resulta positivo utilizar software especialmente diseñado para ayudar a alcanzar los objetivos específicos propuestos para aprender a Manejar el Teclado. Vea una reseña de software disponible en Internet para aprender a digitar haciendo
Acatar las normas básicas de ergonomía.
Al iniciar cada ejercicio, descansar la punta de los dedos índice, de ambas manos, sobre las teclas guía (F y J).
No mirar el teclado mientras digita.
Repetir 10 veces cada serie (renglón).
Separar con un espacio los grupos de letras dentro de cada serie.

GESTION DOCUMENTAL

Durante siglos, la gestión documental en las organizaciones fue el dominio exclusivo de administradores, archiveros y bibliotecarios, cuyas herramientas manuales básicas eran los libros de registro, las carpetas, archivadores, cajas y estanterías en que se guardan los documentos de papel (y más tarde los audiovisuales y los documentos en soportes magnéticos u ópticos), los ficheros o kárdex que permiten hacer referencias cruzadas y una larga lista de técnicas de recuperación de información mediante sistemas de codificación y clasificación. Más recientemente se fueron sumando a ellos los informáticos, que son cada vez más necesarios debido a la complejidad y nivel de sofisticación que van alcanzando los sistemas computacionales de apoyo de la actividad administrativa.
El uso del computador en la gestión documental se inicia en la práctica a partir de las grandes bibliotecas nacionales anglófonas, la Biblioteca del Congreso de los Estados Unidos de América y la British Library, que en los años 60 del siglo XX crean programas de bases de datos conocidos como MARC (Machine Readable Cataloguing) o Catalogación leíble por computador. Poco después se comienza también a usar registros computarizados para inventariar documentación administrativa en soporte papel.
Cuando el uso de las tecnologías de información y comunicación se hizo común en la administración pública y privada, con el inicio de las bases de datos y la aparición de los procesadores de textos y otras aplicaciones ofimáticas, y sobre todo con la llegada del correo electrónico, surgió la necesidad de capturar y conservar también documentos que nacen, viven y mueren en formato electrónico. Conseguir esto representó un nuevo salto en la complejidad y exigencias a los sistemas informatizados y en la forma de pensar de los administradores y archiveros.
En la actualidad, coexisten en el mundo los más diversos sistemas de gestión documental: desde el simple registro manual de la correspondencia que entra y sale, hasta los más sofisticados sistemas informáticos que manejan no sólo la documentación administrativa propiamente tal, venga ella en papel o en formato electrónico, sino que además controlan los flujos de trabajo del proceso de tramitación de los expedientes, capturan información desde bases de datos de producción, contabilidad y otros, enlazan con el contenido de archivos, bibliotecas, centros de documentación y permiten realizar búsquedas sofisticadas y recuperar información de cualquier lugar.

LA CORRESPONDENCIA

La palabra carta se deriva del latín charta y significa, papel escrito que se manda a una persona para darle cuenta de algo. Se llama también epístola, misiva o comunicación.
Tomando en cuenta la forma de su redacción, la carta es realmente una conversación. Por eso, todas las normas y requisitos exigidos por esta , son también necesarios para la carta.
Elementos Formales Básicos
· Lugar y fecha.
· Nombre y dirección del destinatario.
· Salutación.
· Introducción.
· Desarrollo o cuerpo.
· Despedida.
· Firma.
Tipos De Cartas
· Comerciales o mercantiles.
· Sociales.
· Oficiales.
· Privadas.
A diferencia de la correspondencia personal, no debe estar escrita nunca a mano. Como dijimos en el capítulo de hablar por teléfono la carta debe tener una buena presentación pues es la imagen de nuestra empresa. Muchas personas se podrían hacer una idea equivocada por el hecho de enviar una carta mal escrita, con faltas de ortografía, tachones, etc. Recuerde que es muy importante la claridad en los conceptos y una buena presentación. El papel, siempre debería ser blanco, con membrete y logotipo , o simplemente el membrete, en el cual deben figurar todos los datos de la empresa: nombre, dirección, teléfonos, fax, correo electrónico y dirección web si se tiene. El papel debe ser de buena calidad sin llegar al "cartón", difícil de doblar y ensobrar. El tamaño utilizado por excelencia es el DIN A4 (21,5 x 29, 5) debido a la popularización de las impresoras con cargador de papel que soportan este estándar. También es posible utilizar el tamaño folio (21,5 x 35). Como dijimos no escriba nunca correspondencia comercial a mano. Puede utilizar la máquina de escribir (manual o eléctrica) o el ordenador. El tipo de letra a utilizar deberá ser de un tamaño adecuado (unos 10 puntos por pulgada está bien), y la fuente debería ser clara y legible (Times New Roman, Arial, Helvética o similar), evitando utilizar esas fuentes tan "bonitas" que tenemos en nuestro ordenador. Procure evitar utilizar más de dos tipos de letra distintos en sus cartas, utilizando varias fuentes para remarcar cada palabra, quedando su carta como una exposición de tipos de letra. El sobre. Uno de los más utilizados es el conocido como sobre de "ventana". Este sobre se caracteriza por tener una ventana transparente, que nos permite ver la dirección del destinatario; la ventaja es el ahorro de tener que añadir los datos del destinatario en el sobre (y el ahorro de tiempo y de una etiqueta exterior). La medida más utilizada es el tamaño 22 x 11, 5 aunque dependiendo del tamaño de la papelería de la empresa puede ser diferente. El sobre debe tener la dirección de la empresa y opcionalmente su logo. A diferencia de los sobres personales, en los sobres comerciales, el remite (datos del remitente) suele ir colocado en la parte delantera del sobre. Pondremos los datos del destinatario en la parte superior derecha , aunque también se admiten en la derecha. Debajo dos o tres líneas después la fecha (datar la carta), con el lugar desde donde se escribe (León, a ...). Mejor utilizar la fecha con mes que con dígito. En muchos casos indicar s/ref o n/ref (ver abreviaturas), significa que se hace referencia al asunto tratado.

2. LEGISLACIÓN PARA LA GESTIÓN Y
ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL.


PRESENTACIÓNLa Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales presenta el procedimiento para la GESTION DOCUMENTAL DE LOS DOCUMENTOS FISICOS, desarrollado por el Proyecto MUISCA, como un servicio más concebido dentro de la política de fortalecimiento de la política de servicio, encaminado a facilitar la gestión documental en sus etapas de: recepción, radicación, alistamiento y clasificación, digitalización, embalaje y almacenamiento, junto con la consulta virtual de aquellos documentos físicos que ingresan o se generan en las dependencias de la entidad, a través de los servicios informáticos electrónicos. La implantación del procedimiento inicialmente está a disposición para la gestión documental de los documentos físicos provenientes de las Entidades Autorizadas para Recaudar y otros obligados a enviar declaraciones o recibos de pago y para los documentos físicos generados en trámites efectuados por los clientes en los puntos de contacto de la entidad, en cumplimiento de las normas que así lo establezcan.Los beneficios más importantes que este procedimiento presenta para la DIAN son:
 Organiza y encadena en forma secuencial el procedimiento que deben surtir los documentos físicos desde su recepción y procesamiento hasta su disposición final, incluyendo la digitalización y los servicios de consulta inherentes a la gestión documental.
 Facilita la administración y consulta en forma virtual de los documentos físicos recibidos o generados por la entidad a través de los servicios informáticos electrónicos
 Garantiza la seguridad, eficiencia y celeridad en la gestión documental.
 Unifica directrices generales para la recepción de los documentos físicos en la organización, con el propósito de lograr mayor eficiencia en la prestación de los servicios relacionados con la gestión de los documentos  Sirve de soporte efectivo a los funcionarios de la DIAN en el desarrollo de sus actividades y funciones, facilitando las labores de las áreas misionales, de apoyo y control de la entidad.De acuerdo con lo establecido en numeral 9 de la Orden Administrativa 00001 de febrero 6 de 2008, el procedimiento allí señalado rige a partir de firma de la misma y deroga, en la medida que se vaya implementando, las órdenes e instrucciones que le sean contrarias. Para lo cual se inicia con su implementación en el mes de febrero en las administraciones y lugares de atención de la ciudad de Bogotá y continuará en el resto de país con base en las instrucciones que imparta la Secretaría General y la Subsecretaría de Recursos Físicos o las dependencias que hagan sus veces.

SOFTWARE DE VOZ

El reconocimiento de voz es la capacidad de un ordenador, de convertir, las palabras de la vos humana a un código binario comprensible por la computadora. La mayoría de las personas tienen la idea de que el reconocimiento de voz, se basa en que un computador tiene una especie de oídos electrónico, en realidad este sirve más como un traductor, el cual convierte nuestro lenguaje, en uno comprensible por la maquina.





APLICACIONES DEL SOFTWARE DE RECONOCIMIENTO DE VOZ


Las funciones y características de la tecnología de reconocimiento de voz son muy amplias. Con un programa de reconocimiento básico, los usuarios y programadores pueden personalizar la aplicación en base a sus preferencias. Las dos principales funciones del reconocimiento de voz son, la toma de dictado y el control de funciones dentro de la computadora. Hay ciertas aplicaciones que convierten su voz a texto en documentos de Word con gran precisión. El reconocimiento de voz también se utiliza para controlar el equipo, mediante el uso de órdenes que pueden ser muy simples, o muy complejas. En una palabra, usted puede pedirle a su equipo que cierre o abra un programa, que lo lleve a un sitio web o realizar otros comandos similares. El valor de controlar su equipo mediante el reconocimiento de voz, es que usted tendrá sus dos manos libres, y a su disposición para realizar otras tareas. Por esta razón, la fuerza aérea, también utiliza el reconocimiento de vos para el uso de sus pilotos.Esta nueva tecnología también es útil para las personas con discapacidades. Esta interfaz extensa, le da la oportunidad a las persona con discapacidad, de hacer uso de sus computadora, en forma que antes no podrían. Usted puede encontrar una gran variedad de funciones de software de reconocimiento de voz en la industria aeronáutica, militar, de salud, educación y mucho más.
Pueden ofrecer un gran incremento en la productividad de los usuarios con habilidades limitadas para mecanografiar.





VIDEO BEAM



Es un proyector de imágenes que trabaja como una pantalla y se proyecta en una pared o en una superficie de tela, el visor debe ser oscuro para que se vea también, también se dice que es una especie de proyector de videos liviano y fácil de transportar; por medio del cual puedes mostrar tus trabajos y presentaciones desde tu computadora en un auditorio o simplemente ver desde la comodidad de tu hogar una pantalla similar a las pantallas de cine.
Un proyector de video i cañón proyector recibe una señal de video y proyecta la imagen correspondiente en una pantalla de proyección usando un sistema de lentes permitiendo así visualizar imágenes fijas o en movimiento

Son generalmente usados en salas de presentaciones o conferencias, en aulas docentes y se puedes hacer aplicaciones para cine en casa