Mi nombre es Whitney Sthephany Diaz Santacruz, tengo 16 años soy egresada del Instituto Miguel De Cervantes Saavedra, y tengo grandes espectativas de vida; A nivel profecional laboral y social, es por esta razon que me estoy preparando para que mi proyecto de vida se realice y asi poder ser una persona idonea y con valores en nuestra sociedad. miércoles
Mi nombre es Whitney Sthephany Diaz Santacruz, tengo 16 años soy egresada del Instituto Miguel De Cervantes Saavedra, y tengo grandes espectativas de vida; A nivel profecional laboral y social, es por esta razon que me estoy preparando para que mi proyecto de vida se realice y asi poder ser una persona idonea y con valores en nuestra sociedad. 
PROTOCOLO CORRESPONDENCIA
CORRESPONDENCIA Un tema de vital importancia, tanto en el medio empresarial como el nuestra vida personal. Saber redactar una carta en los términos correctos, saber donde se firma, etc. es fundamental para la mayor parte de las personas. Dividido en dos grandes bloques: correspondencia personal y correspondencia comercial, vamos a tratar el tema de una manera pormenorizada para ambos casos, dando múltiples ejemplos.
EVIDENCIAS SALUD OCUPACIONAL
En esta parte veremos:
* Riesgos porfesionales entre otras cosas muy importantes en salud ocupasional.
* Riesgos porfesionales entre otras cosas muy importantes en salud ocupasional.
INFORME VESTUARIO HOMBRE Y MUJER
En este bloque veremos como debemos vestir para no causar una mala impresion
evidencias de junta
Funciones de la Junta DirectivaSon funciones de la Junta Directiva, las siguientes:
Darse su propio reglamento y fijar los reglamentos internos de la Sociedad.
Aprobar los planes estratégicos y presupuestos anuales que presente el Gerente General.
Determinar la estructura organizacional.
Aprobar las políticas de personal y los parámetros generales de remuneración, de acuerdo con la propuesta que en tal sentido le presente el Gerente General.
Elegir y remover libremente al Gerente General y sus suplentes, establecer su sistema de remuneración.
Autorizar la celebración de convenciones y pactos colectivos.
Adoptar el Reglamento de Contratación de la Empresa en el cual establecerá aquellos actos y contratos cuya celebración delega en el Gerente General.
Fijar la orientación y pautas generales para el manejo de los negocios de la sociedad, de conformidad con la función social que le es propia y con las directrices fijadas por la Asamblea General de Accionistas.
Cumplir y hacer cumplir los Estatutos y promover las reformas que considere convenientes.
Decidir sobre las excusas y licencias presentadas por el Gerente General, y las de los empleados nombrados por la Asamblea General de Accionistas con excepción de las del Revisor Fiscal, e informar al respecto a dicha Asamblea en la próxima reunión.
Reglamentar la colocación de acciones de la sociedad y elaborar prospectos sobre emisión de títulos valores de conformidad con las normas legales pertinentes y con sujeción a las bases generales determinadas por la Asamblea General de Accionistas.
Examinar, en cualquier tiempo, los libros de contabilidad, la correspondencia y en general, los documentos de la sociedad; así como el estado de sus bienes y las cuentas de la sociedad presentadas por el Gerente General.
Disponer aumentos de capital autorizado cuando se trate de hacer nuevas inversiones en la infraestructura del servicio público de energía, de acuerdo con lo establecido en el Artículo 19.4 de la Ley 142 de 1994.
Señalar la fecha de la reunión ordinaria de la Asamblea General de Accionistas y convocarla a reuniones extraordinarias cuando lo solicite un número de accionistas que represente por lo menos el veinte por ciento (20%) del número total de acciones suscritas. En este último caso la convocatoria se efectuará dentro de los tres (3) días siguientes a aquel en que la Junta Directiva lo decida, para lo cual ésta deberá reunirse dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a aquél en que reciba la solicitud.
Someter anualmente a la consideración de la Asamblea en su sesión ordinaria y en unión con el Gerente General, los estados financieros, el informe de gestión, las cuentas y los comprobantes de la sociedad y el proyecto de Distribución de Utilidades o de Cancelación o contabilización de Pérdidas. Presentar a la Asamblea anualmente, en sus sesiones ordinarias un informe de autoevaluación de su gestión y un informe sobre la situación económica y financiera de la sociedad y sobre la gestión desempeñada durante su mandato, acompañado de las recomendaciones pertinentes.
Delegar en el Gerente General alguna o algunas de sus funciones que conforme a la Ley se puedan delegar.
Autorizar al Gerente General para que delegue algunas de sus funciones estatutarias o legales.
Aprobar el avalúo de aportes en especie, sin perjuicio de que dichos aportes estarán sujetos al control posterior de la autoridad competente (artículo 19.7 Ley 142 de 1994).
A discreción suya, crear tantos grupos de trabajo como se consideren necesarios, designando a sus miembros y confiriéndoles el estudio de los temas y proyectos pertinentes.
Impartir la autorización al Gerente General para contratar cuando la cuantía del mismo exceda el monto fijado en el Reglamento de Contratación expedido por la Junta Directiva.
Aprobar el endeudamiento de la Sociedad, de conformidad con el Reglamento que para tal efecto expida la Junta Directiva.
En el evento en que la Sociedad no cuente con el servicio de calificación de valores, la Junta Directiva en unión con el Gerente General, deberán preparar y presentar un informe de identificación y calificación de riesgos, y que hará parte integral del informe de gestión presentado al final de cada ejercicio contable.
Evaluar y controlar la actividad de los administradores y principales ejecutivos de la compañía.
Disponer la creación de comités asesores que apoyen a la Junta Directiva en el cumplimiento de los requisitos de gobierno corporativo establecidos por la ley y las autoridades competentes.
Aprobar, adoptar y modificar parcial o totalmente el Código de Buen Gobierno de la sociedad.
Conocer y resolver las reclamaciones presentadas por los accionistas e inversionistas sobre el cumplimiento de lo previsto en el Código de Buen Gobierno de la Sociedad.
Conocer y resolver las reclamaciones presentadas por los accionistas e inversionistas sobre el cumplimiento de lo previsto en el Código de Buen Gobierno de la Sociedad.
Asegurar un trato equitativo para todos los accionistas.
Evidencia Informatica
En este siguiente segmento veremos todo lo relacionado con:
* Como elaborar un carnet
* La nomina
* Temas que relacionan en si a la informatica
* Como relacionar cartas aplicandole combinaciones.
nomina stephany.xls
* Como elaborar un carnet
* La nomina
* Temas que relacionan en si a la informatica
* Como relacionar cartas aplicandole combinaciones.
nomina stephany.xls
EL AMOR CRISTIANO SISTEMA.docx
EVIDENCIAS INGLES
AREA INGLES
En esta parte podremos visualizar las formas de saludos, numeros, alfabeto, presente progresivo verbo to do, verbo to have entre otras.
Adjetivos.doc
Cuantificadores y articulos.doc * El alfabeto.doc * El presente progresivo.doc
El verbo CAN.doc
El verbo TO DO.doc
El verbo TO HAVE.doc
Formas de decir la hora.doc
MEMORANDUM.docx * Números cardinales.doc
Números ordinales.doc
Ocupaciones y nacionalidades.doc
Preposiciones.doc * Pronombres.doc * Saludos.doc
Verb To Be.doc
Verbos regulares e irregulares.doc
Will.doc
Por otra parte les mostrare un poco de nuestro aprendizaje en el verbo to be ejemplo.
Verbo - "To Be"¿Para qué sirve el verbo "to be"?
Y lo que es más, ¿por qué siempre se empieza por aquí?Las estructuras con el verbo "to be" sirven para poder comunicar varias aspectos muy útiles como pueden ser "hablar sobre una persona" (su nombre, nacionalidad, de dónde es, su profesión, como se siente, etc.) y "describir las características de alguien o algo" (qué es algo, su color, a quien pertenece, etc.).Esta diversidad de usos tan importante hace que casi todos los temarios de cursos de inglés empiecen con el verbo "to be". Sin embargo, aunque sea muy importante la gramática en sí, también hay una gran variedad de palabras de vocabulario relacionadas con las estructuras del verbo "to be" y no tendría ningun sentido aprenderse la gramática sin sus palabras correspondientes. Por ejemplo, ¿Qué sentido tendría saber utilizar el verbo "to be" para hablar de la profesión de alguien si no se sabe uno las profesiones más comunes al menos? No serviría de nada.También hay que prestar una atención especial a los errores más frecuentes de los españoles, relacionados generalmente con interferencias con su propio idioma. Por ejemplo, en castellano se suele usar el verbo "tener" para decir "tengo frío" mientras en inglés se suele decir "estoy frío" (I am cold) y también se suele decir "No es correcto" sin utilizar el sujeto "ello" mientras en inglés se suele decir "Ello no es correcto" (It's not right). Generalmente, aunque la estructura parezca muy fácil a simple vista, hay que practicarla una y otra vez en todas sus facetas (ej: para hablar de profesiones, para decir como se siente uno, en negativo, afirmativo, interrogativo, con el vocabulario pertinente, etc.) hasta que se asimile todo bien.Primeramente, tienes que saber a lo que equivalen ciertas palabras en español que son los llamados "pronombres sujeto": yo = I, tú = you, él = he, ella = she, ello = it, nosotros = we, vosotros = you La estructura básica del verbo "to be"AfirmativoSujeto Verbo ComplementoI am a studentYou are happyHe is JohnShe is in the carIt is a hot dayWe are david´s parentsYou are from madridThey are oursMemoriza estas oraciones en este ordenNota: Siempre debe haber un sujeto en todas estas frases en inglés mientras en Español, no. Por ejemplo: "Está en el coche" equivale a "She is in the car."Negativo I am not a studentyou are not happyhe is not Johnshe is not in the carit is not a hot daywe are not david´s parentsyou are not from Madridthay are not oursMemoriza estas oraciones Nota: En inglés hablado, casi nunca se pronuncian las palabras "is not" y "are not" como tal si no que se suele eliminar el sonido de la "o" en "not": "is not" se pronuncia "isnt" y "are not" "arnt". Esto se refleja en la forma escrita o "contraída" con apóstrofe como "isn't" y "aren't". Sin embargo, "am not" no se suele contraer (aunque existe la forma "ain't" que es una forma bastante informal).InterrogativoVerbo Sujeto complementoAm I a student? ¿Soy alumno?Are you happy? ¿Eres feliz?Is he John? ¿Es John?Is she in the car? ¿Está en el coche?Is it a hot day? ¿Es un día caluroso?Are we David's parents? ¿Somos los padres de David?Are you from Madrid? ¿Eres de Madrid?Are they ours? ¿Son nuestros?Nota: En castellano el interrogativo y el afirmativo son a menudo prácticamente igual y se añade la interrogación "¿" antes de la frase y la "?" después. En cambio, en inglés se cambia el orden de las palabras y luego se añade la "?". (Con el verbo "to be" simplemente se intercambia el verbo "to be" con el sujeto.) Respuestas Cortas:Afirmative NegativeYes, I am. No, I'm not.Yes, you are. No, you aren't.Yes, he is. No, he isn't.Yes, she is. No, she isn't.Yes, it is. No, it isn't. Yes, we are. No, we aren't.Yes, you are. No, you aren't.Yes, they are. No, they areMemoriza estas frases cortas en este ordenNota: No se suele contraer la forma afirmativa de las respuestas cortas.Practicar:Contracciones: Actividad para relacionar el verbo "to be" con su forma contraída: "It is" con "it's", "that is" a "that's", etc.
Aqui podremos encontrar letras con abreviatura:
EVIDENCIAS PRODUCCION DE INFORMACION ADINISTRATIVA
ELABORACION DE UNA CARTA
en esta parte encontraremos formatos de las cartas y elaborar las es muy importante saber expresarse y el manejo del dialecto empresarial observaremos los tipos de sobres y como diligenciarlos radicacion esto es muy importante para un buen desmpeño laborar.
PROCEDIMIENTO DE ENTRAGA DE DOCUMENTOS
En este bloque encontraremos los formatos de la entraga de correspondencia encontraremos modelo de hoja ejecutiva entre otros de muchos interes.
ELEMENTOS MULTI FUNCIONALES
EVIDENCIAS CONTABILIDAD
CONTABILIDAD
Podemos visualizar las cuentas te y lo importante de la contabilida ya que una secretaria debe tener un gran conosinimiento en esta y muchas areas.
CHEQUE CONTABILIDAD.pptx * TALLER DE CONTABILIDAD SECRETARIADO.doc TRABAJO DE CONTABLIDAD.pptx * TRABAJO DE CONTABLIDAD stephany diaz sss.docx
martes
jueves
SENA
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Postule para estudiar en el sena por ser el Centro de capacitacion mas eficas y acreditado ademas nos brinda oportunidad de empleo. Espero cumplir mis espectativas y aprovechar al maximo la oportunidad que se me esta presentando.
5- CLASE DE DOCUMENTOS
Archivo producidos por las entidades como resultado de su labor, emérita el establecimiento de una categorización que pueda estar determinada por varios factores. A sí mismo, dependiendo de la calidad de su autor, los documentos se clasifican en dos categorías: “documentos públicos y documentos privados” .
Documento público: es el expedido por funcionario público en ejercicio de sus funciones como representante del gobierno. Cuando el documento público se realiza ante notario o con su intervención se denomina escritura pública.
Documento privado: es el expedido por particulares como producto de sus actividades o por funcionarios públicos cuando no están ejerciendo di función. En general. El documento privado es aquel que no reune los requisitos para ser documentos públicos.
Clases de documentos
Clases de documentos
Clases de documentos según sus características formales
Clases de documentos según el nivel de información que proporcionan
Según el grado de accesibilidad
Los documentos primarios
Monografías
Publicación seriada
Literatura gris
Tipología de la literatura gris
Fuentes de información bibliográfica de literatura gris
Clases de documentos
Una vez consideradas las características fundamentales de los documentos podemos establecer una clasificación que parta de la consideración de dichas características. De este modo, los documentos podrían clasificarse básicamente según el tipo de soporte, la forma de su contenido y la información que ofrezcan. Además de estas puntos de vista intrínsecos, el documento también puede analizarse desde puntos de vista extrínsecos: forma de publicación, forma de utilización, grado de accesibilidad, etc. Cada una de estas categorías darán lugar a posteriores subdivisiones; especialmente el contenido puede considerarse desde múltiples puntos de vista: el de la disposición, el de la materia tratada, el del grado de originalidad, etc..
Cualquier esquema de clasificación de documentos que se proponga será imperfecto y adolecerá de confusiones, no tanto por la falta de exhaustividad como por la aparente duplicidad de algunos conceptos. Sin embargo, es necesario establecer una tipología determinada si se pretende llevar a cabo un análisis, por elemental que sea, de las fuentes de información.
Clases de documentos según sus características formales
Según las características físicas:
tipo de material (papel, vinillo, plástico, etc.)
tamaño (formato, extensión etc.)
otras características físicas
Según la forma de producción
manuales
Impresos
mecánicos
Fotográficos
magnéticos
electrónicos
digitales
Según la forma del contenido:
textuales: la información se halla en forma de texto
iconográficos: recoge información en forma de imágenes
sonoros: contiene información sonora
audiovisuales: contiene imágenes y sonidos
plásticos: representación iconográfica en forma de monedas, medallas,sellos, etc.
informáticos: información gestionada por ordenador
mixtos: reunen información de dos o más características.
Según la estructura del contenido
monografías
publicaciones seriadas
obras de referencia
Clases de documentos según el nivel de información que proporcionan
Primarios: contienen información original y no sometida a interpretación ni representación.
Secundarios: contienen datos e información organizada según esquemas determinados, referentes a documentos primarios.
Algunos autores consideran otros tipos de documentos, aunque en este punto no hay unanimidad.
Terciarios o documentos secundarios elaborados.: proceden del tratamiento de las fuentes secundarias.
Complementarios: léxicos, tesauros, etc.
Según el grado de accesibilidad
Publicadas: han salido a la luz pública sobre cualquier tipo de soporte (cualquier libro editado, revista, etc.).
Inéditas: no se han hecho públicas y permanencen en ámbitos privados (memorias, documentos privados, etc.)
Reservadas: se han dado a conocer dentro de sectores restringidos (documentos de circulación interna en empresas, informes de Defensa, etc.)
Además, se pueden clasificar los documentos según el contenido (generales, especializados, etc.), los objetivos que persigan (divulgativos, científicos, de referencia) o el origen (oficiales, privados, etc.).
Hay autores que conceden a las obras de referencia categoría propia, aunque de hecho este tipo de documento parece encajar bien en los apartados anteriores. No obstante, las especiales características de este tipo de obras, son motivo de polémica, ya que, en efecto, permiten analizarlas desde diferentes puntos de vista.
Los documentos primarios.
Clases de documentos
Clases de documentos según sus características formales
Clases de documentos según el nivel de información que proporcionan
Según el grado de accesibilidad
Los documentos primarios
Monografías
Publicación seriada
Literatura gris
Tipología de la literatura gris
Fuentes de información bibliográfica de literatura gris
Clases de documentos
Una vez consideradas las características fundamentales de los documentos podemos establecer una clasificación que parta de la consideración de dichas características. De este modo, los documentos podrían clasificarse básicamente según el tipo de soporte, la forma de su contenido y la información que ofrezcan. Además de estas puntos de vista intrínsecos, el documento también puede analizarse desde puntos de vista extrínsecos: forma de publicación, forma de utilización, grado de accesibilidad, etc. Cada una de estas categorías darán lugar a posteriores subdivisiones; especialmente el contenido puede considerarse desde múltiples puntos de vista: el de la disposición, el de la materia tratada, el del grado de originalidad, etc..
Cualquier esquema de clasificación de documentos que se proponga será imperfecto y adolecerá de confusiones, no tanto por la falta de exhaustividad como por la aparente duplicidad de algunos conceptos. Sin embargo, es necesario establecer una tipología determinada si se pretende llevar a cabo un análisis, por elemental que sea, de las fuentes de información.
Clases de documentos según sus características formales
Según las características físicas:
tipo de material (papel, vinillo, plástico, etc.)
tamaño (formato, extensión etc.)
otras características físicas
Según la forma de producción
manuales
Impresos
mecánicos
Fotográficos
magnéticos
electrónicos
digitales
Según la forma del contenido:
textuales: la información se halla en forma de texto
iconográficos: recoge información en forma de imágenes
sonoros: contiene información sonora
audiovisuales: contiene imágenes y sonidos
plásticos: representación iconográfica en forma de monedas, medallas,sellos, etc.
informáticos: información gestionada por ordenador
mixtos: reunen información de dos o más características.
Según la estructura del contenido
monografías
publicaciones seriadas
obras de referencia
Clases de documentos según el nivel de información que proporcionan
Primarios: contienen información original y no sometida a interpretación ni representación.
Secundarios: contienen datos e información organizada según esquemas determinados, referentes a documentos primarios.
Algunos autores consideran otros tipos de documentos, aunque en este punto no hay unanimidad.
Terciarios o documentos secundarios elaborados.: proceden del tratamiento de las fuentes secundarias.
Complementarios: léxicos, tesauros, etc.
Según el grado de accesibilidad
Publicadas: han salido a la luz pública sobre cualquier tipo de soporte (cualquier libro editado, revista, etc.).
Inéditas: no se han hecho públicas y permanencen en ámbitos privados (memorias, documentos privados, etc.)
Reservadas: se han dado a conocer dentro de sectores restringidos (documentos de circulación interna en empresas, informes de Defensa, etc.)
Además, se pueden clasificar los documentos según el contenido (generales, especializados, etc.), los objetivos que persigan (divulgativos, científicos, de referencia) o el origen (oficiales, privados, etc.).
Hay autores que conceden a las obras de referencia categoría propia, aunque de hecho este tipo de documento parece encajar bien en los apartados anteriores. No obstante, las especiales características de este tipo de obras, son motivo de polémica, ya que, en efecto, permiten analizarlas desde diferentes puntos de vista.
Los documentos primarios.
Llamamos documentos primarios o fuentes primarias a todos aquellos documentos que ofrecen información original, y reflejan los resultados directos de la investigación. El Glosario ALA los identifica como primarY sources y las define como "Documentos fundamentales, originales auténticos, que tratan una materia determinada y se utilizan en la preparación de un trabajo posterior". El sentido del término "original" se refiere a que es origen de la información y que termina en sí misma, no remite a otros documentos. Los documentos primarios se dividen en las siguientes cateo
Recibo de Correspondencia Oficial Confidencial
Distinguida por la palabra confidencial o privado, se le debe dar un tratamiento de especial reserva, se radicará con la información que se pueda obtener del sobre y su trámite se hará sin abrirlo, enviándolo a su destinatario.
Igual tratamiento se dará a los documentos que tienen reserva como las investigaciones preliminares, los pliegos y autos de cargos que formulen la Procuraduría General de la Nación y demás órganos de control dentro de los procesos disciplinarios y de responsabilidad fiscal, lo mismo que los respectivos descargos.
Resolución Número de 2005 Hoja No. 5
“Por la cual se adopta el manual de procedimientos de archivo y correspondencia en el Instituto Nacional de Vías. En caso de que por desconocimiento del contenido se abra un sobre que contenga
documentos que tienen reserva, inmediatamente se detecte el hecho se procederá a cerrar el sobre nuevamente y se dará tramite con reserva de su contenido.
Correspondencia Personal
Es la que viene dirigida a los diferentes servidores públicos del Instituto Nacional de Vías, pero que no tiene carácter oficial y es de interés particular.
El Área de Administración Documental no será responsable del trámite de este tipo de correspondencia. Los servidores públicos del Instituto Nacional de Vías deben abstenerse de dar como dirección para su correspondencia particular la del Instituto. En caso de que llegue un documento de carácter personal, el Area de Administración Documental lo depositará en un buzón destinado para tal efecto y el servidor público destinatario deberá acercarse para retirarlo. En todo caso no se firmará recibo o utilizará sello en constancia de recibo de correspondencia particular. El Área de Administración Documental cumplirá con lo establecido en el artículo 15 de la Constitución Nacional, el cual garantiza la inviolabilidad de la correspondencia, de las cartas y documentos privados, señalando que solo podrán interceptarse o registrarse mediante orden de funcionario competente y con el único objeto de buscar pruebas judiciales.
Derechos de Petición y Tutelas
El Área de Administración Documental dará trámite prioritario para su entrega inmediata los derechos de petición, tutelas y embargos.
Despacho de Correspondencia Externa
El despacho de la correspondencia oficial hacia sus destinatarios será realizado exclusivamente por el Área de Administración Documental directamente o por intermedio de las diferentes empresas con las cuales se contrate el servicio. No obstante lo anterior, una vez cumplida la radicación de la correspondencia externa, y dependiendo la necesidad y premura, un servidor público autorizado podrá efectuar su entrega. De ocurrir esto el Área de Administración Documental no se hará responsable del trámite realizado, dejará constancia de la entrega del documento original al servidor
público autorizado, exigiendo nombre y firma en la copia del mismo.
Servidores Públicos autorizados para Firmar la correspondencia
Solo podrán firmar correspondencia externa el Director General, Secretarios Generales, Subdirectores, jefes de Oficinas Asesoras, Jefes de Oficina, Directores Territoriales y todos aquellos que en desarrollo de disposiciones legales tengan obligación de certificar o remitir información de carácter oficial.
También podrá firmar correspondencia externa, según el Código de Procedimiento Civil, artículo 111, quien haga las veces de Secretario de Jurisdicción Coactiva. Cuando por razones del servicio se haga indispensable que algún servidor público no facultado para firmar correspondencia lo deba hacer, dicha facultad le podrá ser asignada de conformidad con las siguientes consideraciones:
Resolución Número de 2005 Hoja No. 6
“Por la cual se adopta el manual de procedimientos de archivo y correspondencia en el
Instituto Nacional de Vías.
- La asignación se debe efectuar por escrito, comunicándola al coordinador del Área de
Administración Documental.
- La asignación únicamente la pueden otorgar aquellos servidores públicos autorizados
para firmar la correspondencia.
- La asignación debe ser específica, determinando claramente el tipo de asunto que
tratará la correspondencia que se autoriza firmar.
- La asignación debe fijar el término de la misma en forma precisa y debe recaer directamente en la persona que se autoriza. La asignación debe versar sobre correspondencia que sea competencia del funcionario que la otorga.
En todo caso ningún servidor público podrá firmar por otro, no se podrá anteponer la preposición ´Por´. La firma será autógrafa. En ausencia del funcionario que deba firmar, será el superior jerárquico inmediato quien firme y en ausencia de este firmará el mediato.
9. CLASIFICACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN
PRODUCIDA Y RECIBIDA.
La correspondencia puede clasificarse de la siguiente manera
Por su naturaleza.
Es decir de acuerdo con el productor y receptor de la misma y el asunto tratado. Así se tienen tres categorías.
Oficial. Cuando el asunto compete a la entidad y puede ser de conocimiento
general.
Oficial Confidencial. Cuando el asunto compete a la entidad y sólo puede ser
conocido por el personal autorizado.
Personal. Cuando el asunto compete de manera particular únicamente a un
empleado de la entidad, mas no a ésta.
Por el lugar de destino
Es decir de acuerdo con la localización física del destinatario. Se tienen tres categorías:
Urbano Local. Cuando el destinatario se encuentra dentro de la ciudad.
Nacional. Cuando el destinatario se encuentra fuera de la ciudad y dentro del país.
Internacional. Cuando el destinatario se encuentra fuera del país.
Por el destinatario
Correspondencia Externa: Es de carácter oficial, se cursa entre el Instituto
Nacional de Vías y otras entidades oficiales, empresas particulares y/o personas
naturales, vía correo aéreo, terrestre, fax, o cualquier otro medio que se implante en el
Instituto.
Resolución Número de 2005 Hoja No. 3
“Por la cual se adopta el manual de procedimientos de archivo y correspondencia en el
Instituto Nacional de Vías.
F.1000.16
Correspondencia Interna: Son las comunicaciones oficiales producidas entre las
dependencias del Instituto incluidas las Direcciones Territoriales. Se denominan
memorandos.
Recepción de correspondencia
. Objetivo: Describir el procedimiento para registrar y controlar la correspondencia
que llega a la entidad procedente del exterior.
Etapas de la recepción: La recepción de la correspondencia cuenta con las
siguientes etapas:
1. Recibo
2. Radicación
3. Digitalización
4. Distribución
Recibo. Consiste en recibir y revisar la correspondencia que llega al Instituto
Nacional de Vías a través de los diferentes medios de comunicación escrita, de acuerdo con los procedimientos descritos en el numeral 4 de la presente resolución.
Radicación. Consiste en registrar los datos básicos de la comunicación. Una vez terminado este proceso se imprime el adhesivo correspondiente a la radicación y se estampa en el extremo superior derecho o en un espacio adecuado de la comunicación el cual contendrá el nombre de la dependencia destinataria, numero, fecha y hora de llegada.
Digitalización. Consiste en escanear el documento remisorio y sus anexos y el envío de la imagen a la dependencia destinataria.
Distribución. Una vez realizada la digitalización de las imágenes y su posterior enrutamiento, los documentos originales junto con sus anexos serán distribuidos a las dependencias correspondientes por el personal designado por el coordinador del Área de Administración Documental.
Resolución Número de 2005 Hoja No. 4
“Por la cual se adopta el manual de procedimientos de archivo y correspondencia en el
Instituto Nacional de Vías.
F.1000.16
Horario de atención.
El Área de Administración Documental atenderá el servicio, trámite, numeración, radicación y distribución de correspondencia dentro del horario que establezca el Instituto Nacional de Vías para tal fin.
Recibo de Correspondencia
Los responsables de la tramitación y archivo de la correspondencia en el Instituto
Nacional de Vías deben seguir las siguientes normas:
El recibo, trámite y control de la correspondencia externa, dirigida a las diferentes dependencias del Instituto Nacional de Vías, se debe hacer únicamente por intermedio del Área de Administración Documental de la Subdirección Administrativa o quien haga sus veces en las Direcciones Territoriales por el servidor público designado para tal fin. El Área de Administración Documental no se hará responsable de la correspondencia
oficial externa que sea entregada directamente al servidor público o dependencia destinataria.
Recibo de Correspondencia Oficial
La correspondencia oficial recibida debe ser revisada por el servidor público designado en el Área de Administración Documental o por quien haga sus veces en las Direcciones Territoriales. Antes de su radicación, se debe verificar que el sobre no haya sido abierto y que la correspondencia no se encuentre en mal estado, si es así, dejará constancia al radicarse. Así mismo, revisará que los anexos sean los anunciados. Cuando la correspondencia esté dirigida al Instituto Nacional de Vías sin especificar dependencia o funcionario destinatario, deberá remitirse a la dependencia que por el contenido de la comunicación se considere sea la competente. En el caso que no se tenga claridad sobre la dependencia competente se informará a la Secretaría General
Administrativa, para que decida el trámite correspondiente.
Si existe incongruencia entre el nombre y el cargo del servidor público, el Área de Administración Documental remitirá la correspondencia a la dependencia mencionada en el sobre.
Toda correspondencia dirigida a los funcionarios en cuyo sobre o encabezado se mencione el cargo, se presumirá que es correspondencia oficial y será radicada.
Recibo de Correspondencia Oficial Confidencial
Distinguida por la palabra confidencial o privado, se le debe dar un tratamiento de especial reserva, se radicará con la información que se pueda obtener del sobre y su trámite se hará sin abrirlo, enviándolo a su destinatario.
Igual tratamiento se dará a los documentos que tienen reserva como las investigaciones preliminares, los pliegos y autos de cargos que formulen la Procuraduría General de la Nación y demás órganos de control dentro de los procesos disciplinarios y de responsabilidad fiscal, lo mismo que los respectivos descargos.
Resolución Número de 2005 Hoja No. 5
“Por la cual se adopta el manual de procedimientos de archivo y correspondencia en el Instituto Nacional de Vías. En caso de que por desconocimiento del contenido se abra un sobre que contenga
documentos que tienen reserva, inmediatamente se detecte el hecho se procederá a cerrar el sobre nuevamente y se dará tramite con reserva de su contenido.
Correspondencia Personal
Es la que viene dirigida a los diferentes servidores públicos del Instituto Nacional de Vías, pero que no tiene carácter oficial y es de interés particular.
El Área de Administración Documental no será responsable del trámite de este tipo de correspondencia. Los servidores públicos del Instituto Nacional de Vías deben abstenerse de dar como dirección para su correspondencia particular la del Instituto. En caso de que llegue un documento de carácter personal, el Area de Administración Documental lo depositará en un buzón destinado para tal efecto y el servidor público destinatario deberá acercarse para retirarlo. En todo caso no se firmará recibo o utilizará sello en constancia de recibo de correspondencia particular. El Área de Administración Documental cumplirá con lo establecido en el artículo 15 de la Constitución Nacional, el cual garantiza la inviolabilidad de la correspondencia, de las cartas y documentos privados, señalando que solo podrán interceptarse o registrarse mediante orden de funcionario competente y con el único objeto de buscar pruebas judiciales.
Derechos de Petición y Tutelas
El Área de Administración Documental dará trámite prioritario para su entrega inmediata los derechos de petición, tutelas y embargos.
Despacho de Correspondencia Externa
El despacho de la correspondencia oficial hacia sus destinatarios será realizado exclusivamente por el Área de Administración Documental directamente o por intermedio de las diferentes empresas con las cuales se contrate el servicio. No obstante lo anterior, una vez cumplida la radicación de la correspondencia externa, y dependiendo la necesidad y premura, un servidor público autorizado podrá efectuar su entrega. De ocurrir esto el Área de Administración Documental no se hará responsable del trámite realizado, dejará constancia de la entrega del documento original al servidor
público autorizado, exigiendo nombre y firma en la copia del mismo.
Servidores Públicos autorizados para Firmar la correspondencia
Solo podrán firmar correspondencia externa el Director General, Secretarios Generales, Subdirectores, jefes de Oficinas Asesoras, Jefes de Oficina, Directores Territoriales y todos aquellos que en desarrollo de disposiciones legales tengan obligación de certificar o remitir información de carácter oficial.
También podrá firmar correspondencia externa, según el Código de Procedimiento Civil, artículo 111, quien haga las veces de Secretario de Jurisdicción Coactiva. Cuando por razones del servicio se haga indispensable que algún servidor público no facultado para firmar correspondencia lo deba hacer, dicha facultad le podrá ser asignada de conformidad con las siguientes consideraciones:
Resolución Número de 2005 Hoja No. 6
“Por la cual se adopta el manual de procedimientos de archivo y correspondencia en el
Instituto Nacional de Vías.
- La asignación se debe efectuar por escrito, comunicándola al coordinador del Área de
Administración Documental.
- La asignación únicamente la pueden otorgar aquellos servidores públicos autorizados
para firmar la correspondencia.
- La asignación debe ser específica, determinando claramente el tipo de asunto que
tratará la correspondencia que se autoriza firmar.
- La asignación debe fijar el término de la misma en forma precisa y debe recaer directamente en la persona que se autoriza. La asignación debe versar sobre correspondencia que sea competencia del funcionario que la otorga.
En todo caso ningún servidor público podrá firmar por otro, no se podrá anteponer la preposición ´Por´. La firma será autógrafa. En ausencia del funcionario que deba firmar, será el superior jerárquico inmediato quien firme y en ausencia de este firmará el mediato.
INFORMACION DE MESAS
GESTION DOCUMENTOS
Documento: en principio los documentos escritos, audiovisuales o gráficos pueden originarse en dos tipos de fuentes. Cuando el documento es producto de la imaginación o la experiencia de su autor, realizado en forma voluntaria, decimos que su origen son las fuentes narrativas. Tal es el casos se las novelas, los cuentos, la crónicas de un viaje o libros de textos.
Cuando el documento refleja las relaciones y actividades de la sociedad, decimos que su origen son las fuentes documentales; por tanto, es esta la fuente que da origen a los documentos de archivo, que se caracterizan por surgir involuntariamente, de uno en uno hasta conformar series deméntales que se usan y conservan en los diferentes archivos.
Documento de archivo: es el producido involuntariamente en el curso del desarrollo de una actividad administrativa, jurídica, práctica del ente productor y tiene por consiguiente un preciso contenido jurídico-administrativo.
Documento electrónico:
El desarrollo de las redes informáticas y el correo electrónico alteraron esa situación y aparecieron documentos destinatarios que leían el documento en un soporte diferente del papel. Un documento electrónico es un documento cuyo soporte material es algún tipo de dispositivo eléctrónico y en el que el contenido está codificado mediante algún tipo de código digital que puede ser leído o reproducido mediante el auxilio de detectores de magnetización.
Comunicaciones oficiales:
Son las comunicaciones recibidas o producidas en desarrollo de las funciones asignadas legalmente a una entidad, independientemente del medio utilizado; tales como:
CARTA
Comunicación escrita que se utiliza en las relaciones comerciales entre empresas y personas naturales; igualmente en las relaciones entre las empresas y sus empleados.
El destinatario es siempre UNA sola persona o Institución.
MEMORANDO
Comunicación escrita de carácter interno de una empresa, que se utiliza para transmitir información, orientaciones y pautas de las dependencias locales, regionales, nacionales o internacionales El memorando NO se dirige a un grupo, es personalizado. ACTAS
Documento en el cual que consta lo sucedido, temas tratados y acuerdos en una reunión; constituye la memoria de reuniones y el soporte de actos administrativos.
CIRCULAR
Comunicación interna o externa de carácter general o normativo con el mismo texto o contenido, dirigida a varios destinatarios.
CIRCULAR INTERNA O GENERAL:
Comunicación con el mismo contenido utilizada para dar a conocer internamente actividades de la entidad: normas generales, cambios, políticas, disposiciones, órdenes y asuntos de interés común.
CIRCULARES EXTERNAS O CARTA CIRCULAR:
Comunicación con el mismo texto para dar a conocer a sus clientes, proveedores o distribuidores: productos, servicios u otra información de carácter general.
Documento: en principio los documentos escritos, audiovisuales o gráficos pueden originarse en dos tipos de fuentes. Cuando el documento es producto de la imaginación o la experiencia de su autor, realizado en forma voluntaria, decimos que su origen son las fuentes narrativas. Tal es el casos se las novelas, los cuentos, la crónicas de un viaje o libros de textos.
Cuando el documento refleja las relaciones y actividades de la sociedad, decimos que su origen son las fuentes documentales; por tanto, es esta la fuente que da origen a los documentos de archivo, que se caracterizan por surgir involuntariamente, de uno en uno hasta conformar series deméntales que se usan y conservan en los diferentes archivos.
Documento de archivo: es el producido involuntariamente en el curso del desarrollo de una actividad administrativa, jurídica, práctica del ente productor y tiene por consiguiente un preciso contenido jurídico-administrativo.
Documento electrónico:
El desarrollo de las redes informáticas y el correo electrónico alteraron esa situación y aparecieron documentos destinatarios que leían el documento en un soporte diferente del papel. Un documento electrónico es un documento cuyo soporte material es algún tipo de dispositivo eléctrónico y en el que el contenido está codificado mediante algún tipo de código digital que puede ser leído o reproducido mediante el auxilio de detectores de magnetización.
Comunicaciones oficiales:
Son las comunicaciones recibidas o producidas en desarrollo de las funciones asignadas legalmente a una entidad, independientemente del medio utilizado; tales como:
CARTA
Comunicación escrita que se utiliza en las relaciones comerciales entre empresas y personas naturales; igualmente en las relaciones entre las empresas y sus empleados.
El destinatario es siempre UNA sola persona o Institución.
MEMORANDO
Comunicación escrita de carácter interno de una empresa, que se utiliza para transmitir información, orientaciones y pautas de las dependencias locales, regionales, nacionales o internacionales El memorando NO se dirige a un grupo, es personalizado. ACTAS
Documento en el cual que consta lo sucedido, temas tratados y acuerdos en una reunión; constituye la memoria de reuniones y el soporte de actos administrativos.
CIRCULAR
Comunicación interna o externa de carácter general o normativo con el mismo texto o contenido, dirigida a varios destinatarios.
CIRCULAR INTERNA O GENERAL:
Comunicación con el mismo contenido utilizada para dar a conocer internamente actividades de la entidad: normas generales, cambios, políticas, disposiciones, órdenes y asuntos de interés común.
CIRCULARES EXTERNAS O CARTA CIRCULAR:
Comunicación con el mismo texto para dar a conocer a sus clientes, proveedores o distribuidores: productos, servicios u otra información de carácter general.
QUÉ PROCEDIMIENTOS INCLUYE LA LEGISLACIÓN PARA LA GESTIÓN Y
ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL.
La Gestión Documental de los documentos físicos incluye en esta primera fase las siguientes actividades:
Recepción y radicación de los documentos físicos provenientes de las Entidades Autorizadas para Recaudar y otros obligados a enviar declaraciones o recibos de pago y para los documentos físicos generados en los trámites efectuados por los clientes en los lugares de atención de la entidad.
Alistamiento y clasificación de acuerdo con las tipologías definidas institucionalmente en las Tablas de Retención Documental
Digitalización de documentos físicos convirtiéndolos en imágenes virtuales para consulta.
Embalaje de los documentos (creación de carpetas y medios de conservación en el servicio informático y organización de los documentos físicos)
Traslados de documentos para los archivos, en la aplicación para los de los términos de conservación establecido en las Tablas de Retención Documental de la EntidadDESTINATARIOS DEL PROCEDIMIENTOEl procedimiento para la gestión documental está destinado para ser utilizado como una herramienta soportada en tecnología para apoyar a los funcionarios que en una u otra forma participan en las diferentes actividades en cada una de las dependencias de Documentación y/o Archivo y para las personas naturales y/o jurídicas que entregan o presentan documentos físicos a la Entidad en cumplimiento de las normas que así lo establezcan.CÓMO SE UTILIZAPara utilizar el servicio, ingrese al portal de la DIAN y seleccione la opción Servicios Informáticos Electrónicos. Luego ingrese por la opción Gestión Documental: Allí encuentra las siguientes opciones:
Gestión de Archivos
Gestión de Correspondencia
Administración y parametrización.Por Gestión de Archivos se ofrecen las facilidades para crear carpetas y/o catálogos, registrar los traslados de documentos, administrar las Tablas de Retención Documental y asociar las tipologías a las unidades organizaciones de acuerdo con la gestión realizada con los documentos recibidos o generados.Por la opción de Correspondencia se pueden realizar las actividades relacionadas con la radicación de documentos físicos (formularios y/o formatos normalizados) así como generar y consultar reportes sobre los números de documentos radicados, consultar el estado de los mismos y/o verlos digitalizados. En Administración y parametrización se tiene el servicio para matricular los escáneres que se vayan a incorporar a la gestión de los documentos en la Entidad, de acuerdo con este procedimiento.NORMATIVIDAD RELACIONADA:Ley 594 del 14 de julio de 2000. Por medio de la cual se dicta la Ley General de archivos y se dictan otras disposicionesDecreto Ley No 1071 del 26 de junio de 1999. Por el cual se organiza la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales.Decreto No 1265 del 13 de julio de 1999. Por medio del cual se organiza internamente y se distribuyen las funciones de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales Resolución No 4348 del 7 de diciembre de 1999. Por la cual se adoptan normas generales para la administración de archivos en la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales. Resolución No 3630 del 14 de diciembre de 1999. Por la cual se adopta el reglamento de Archivo para la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales.Resolución No 0080 2000. Por la cual se unifican los criterios existentes para la expedición, publicación y archivo de los actos administrativos de carácter general de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales.Orden Administrativa No 0001 del 06 de febrero de 2008. Por medio de la cual se fija el procedimiento para la gestión documental de los documentos físicos provenientes de las Entidades Autorizadas para Recaudar y otros obligados a enviar declaraciones o recibos de pago y los documentos físicos generados en los trámites efectuados por los clientes en los lugares de atención de la entidad, en cumplimiento de las normas que así lo establezcan.Orden Administrativa No 0004 del 26 de agosto de1999. Por la cual se establecen las normas para la organización y manejo de los archivos de gestión de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales.Orden Administrativa No 0005 del 18 de mayo de 2000. Por la cual se establecen normas generales para la organización y administración de los archivos centrales en la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales.Orden Administrativa No 0006 del 18 de mayo de 2000. Por la cual se establecen normas para la elaboración de correspondencia en la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales.Orden Administrativa No 0004 del 16 de abril de 1996. Por la cual se establece el procedimiento para la recepción, validación y verificación de los documentos entregados por entidades autorizadas para recaudar.
ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL.
La Gestión Documental de los documentos físicos incluye en esta primera fase las siguientes actividades:
Recepción y radicación de los documentos físicos provenientes de las Entidades Autorizadas para Recaudar y otros obligados a enviar declaraciones o recibos de pago y para los documentos físicos generados en los trámites efectuados por los clientes en los lugares de atención de la entidad.
Alistamiento y clasificación de acuerdo con las tipologías definidas institucionalmente en las Tablas de Retención Documental
Digitalización de documentos físicos convirtiéndolos en imágenes virtuales para consulta.
Embalaje de los documentos (creación de carpetas y medios de conservación en el servicio informático y organización de los documentos físicos)
Traslados de documentos para los archivos, en la aplicación para los de los términos de conservación establecido en las Tablas de Retención Documental de la EntidadDESTINATARIOS DEL PROCEDIMIENTOEl procedimiento para la gestión documental está destinado para ser utilizado como una herramienta soportada en tecnología para apoyar a los funcionarios que en una u otra forma participan en las diferentes actividades en cada una de las dependencias de Documentación y/o Archivo y para las personas naturales y/o jurídicas que entregan o presentan documentos físicos a la Entidad en cumplimiento de las normas que así lo establezcan.CÓMO SE UTILIZAPara utilizar el servicio, ingrese al portal de la DIAN y seleccione la opción Servicios Informáticos Electrónicos. Luego ingrese por la opción Gestión Documental: Allí encuentra las siguientes opciones:
Gestión de Archivos
Gestión de Correspondencia
Administración y parametrización.Por Gestión de Archivos se ofrecen las facilidades para crear carpetas y/o catálogos, registrar los traslados de documentos, administrar las Tablas de Retención Documental y asociar las tipologías a las unidades organizaciones de acuerdo con la gestión realizada con los documentos recibidos o generados.Por la opción de Correspondencia se pueden realizar las actividades relacionadas con la radicación de documentos físicos (formularios y/o formatos normalizados) así como generar y consultar reportes sobre los números de documentos radicados, consultar el estado de los mismos y/o verlos digitalizados. En Administración y parametrización se tiene el servicio para matricular los escáneres que se vayan a incorporar a la gestión de los documentos en la Entidad, de acuerdo con este procedimiento.NORMATIVIDAD RELACIONADA:Ley 594 del 14 de julio de 2000. Por medio de la cual se dicta la Ley General de archivos y se dictan otras disposicionesDecreto Ley No 1071 del 26 de junio de 1999. Por el cual se organiza la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales.Decreto No 1265 del 13 de julio de 1999. Por medio del cual se organiza internamente y se distribuyen las funciones de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales Resolución No 4348 del 7 de diciembre de 1999. Por la cual se adoptan normas generales para la administración de archivos en la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales. Resolución No 3630 del 14 de diciembre de 1999. Por la cual se adopta el reglamento de Archivo para la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales.Resolución No 0080 2000. Por la cual se unifican los criterios existentes para la expedición, publicación y archivo de los actos administrativos de carácter general de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales.Orden Administrativa No 0001 del 06 de febrero de 2008. Por medio de la cual se fija el procedimiento para la gestión documental de los documentos físicos provenientes de las Entidades Autorizadas para Recaudar y otros obligados a enviar declaraciones o recibos de pago y los documentos físicos generados en los trámites efectuados por los clientes en los lugares de atención de la entidad, en cumplimiento de las normas que así lo establezcan.Orden Administrativa No 0004 del 26 de agosto de1999. Por la cual se establecen las normas para la organización y manejo de los archivos de gestión de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales.Orden Administrativa No 0005 del 18 de mayo de 2000. Por la cual se establecen normas generales para la organización y administración de los archivos centrales en la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales.Orden Administrativa No 0006 del 18 de mayo de 2000. Por la cual se establecen normas para la elaboración de correspondencia en la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales.Orden Administrativa No 0004 del 16 de abril de 1996. Por la cual se establece el procedimiento para la recepción, validación y verificación de los documentos entregados por entidades autorizadas para recaudar.
PAPELERIA Y ELEMENTOS
Papelería
1. Papel Resma tamaño Oficio
2. Papel Resma tamaño Carta
3. Papel Carbón
4. Papel para fax
5. Sobre de manila carta y oficio
6. Sobre con ventanilla
7. Ficheros o tarjeteros
8. Carpetas colgantes
9. Carpetas legajadoras
10. Clasificador de fuelle
11. Documentos comerciales
Elementos
1. Cartuchos
2. Sellos
3. Perforadora
4. Cosedora
5. Marcador
6. Bolígrafos y lápices
7. Saca ganchos
8. Almohadillas
9. Calculadora
10. Cinta impresora
11. Etiquetas autoadhesivas
12. Tijeras
13. Clips y ganchos cosedoras
14. Almanaque
15. Porta papel
16. Pegas tic
17. Borrador y sacapuntas
18. Resaltador
19. Chinches
20.Memoria
21. Piza papel
22.Canasta para la basura
23.Revistas
24.Floreros
25.Cuadros
26.Porta lapiceros
27.Dispensador de agua
28.Cortinas
29.Ventilador
30.Directorio
MUEBLES Y EQUIPOS DE OFICINA
1. Sala de espera
2. Máquina de escribir mecánica y eléctrica
3. Computador
4. Fotocopiadora
5. Retroproyectores
6. Escáner
7. Impresora
8. Archivador vertical y horizontal de gabetes
9. Fax
10. Teléfonos
11. Videograbadorastelevisores
12. Grabadora
13. Mesa de computo
14. Escritorio
15. Sillas
16. Cámara Digital
17. Destructora de Papel
TÉCNICA PRÁCTICA PARA APRENDER A DIGITAR
Digitar información con precisión y rapidez es una de las competencias básicas demandas por la sociedad contemporánea. Desafortunadamente, muy pocas instituciones educativas incluyen formalmente Manejo del Teclado en el currículo de informática (TIC). Además, la mayoría de las que si lo hacen, no pueden asegurar que sus estudiantes adquieran idoneidad en su manejo. Muchos docentes de informática aducen que les falta tiempo para poner en práctica un currículo completo y efectivo que conduzca a que sus alumnos alcancen la competencia en el manejo de este dispositivo de entrada. Lo que no tienen en cuenta, es que si la institución no destina un tiempo específico para enseñar a utilizar adecuadamente el Teclado, los estudiantes se lo tomarán y con creces, a lo largo de su vida académica, localizando las teclas (“chuzografiando”) cuando realicen trabajos en el computador. Esto incidirá también negativamente en su futura vida laboral [1].
Aprender a utilizar apropiadamente el Teclado es una tarea que demanda perseverancia por parte de docentes y estudiantes. Adquirir y utilizar técnicas inapropiadas de digitación es muy fácil y no necesita ninguna instrucción. Desarrollar e incrementar esta habilidad, como debe ser, requiere preparación y refuerzo constantes. Lo importante es que se trata de un esfuerzo que va a rendir frutos durante toda la vida.
Las investigaciones realizadas en este tema [2] se concentran en dos aspectos: cuándo y cómo enseñar a utilizar el Teclado.
Respecto al cuándo, la mayoría de los investigadores coincide en que la instrucción formal no debe iniciarse antes del cuarto grado de educación básica primaria (8 a 9 años). Esto obedece principalmente a factores del desarrollo físico de los niños: tamaño de los dedos, destreza manual, coordinación, habilidades de motricidad fina y cortos períodos de atención. Adquirir una técnica adecuada de digitación implica atender normas de ergonomía (ubicación de manos, dedos, cuerpo, cabeza); fijar la vista en la pantalla y no en el teclado; y memorizar con qué dedo y de qué mano, se debe presionar cada tecla. Algunos investigadores opinan que esta es una habilidad muy abstracta para desarrollarla en edades más tempranas. Utilizar apropiadamente el Teclado es una habilidad “Corporal-Cinestésica” que requiere el desarrollo en el niño de un “sistema de hábitos automáticos” [2]. Todo currículo de Manejo de Teclado debe tender a que los estudiantes digiten mecánicamente, sin detenerse a pensar con qué dedos van a presionar las diferentes teclas que conforman una palabra.
En cuanto a cómo enseñar a utilizar el teclado, las investigaciones sugieren que debe hacerse en tres etapas [2]. En la primera, el estudiante reconoce el teclado y aprende una técnica apropiada de digitación, en la segunda, se enfoca en la precisión y en la tercera, alcanza la mayor velocidad posible.
En este documento se atiende la primera de estas etapas.
RECONOCER EL TECLADO
El teclado es, hasta el momento, el principal dispositivo de entrada, del computador. Sus teclas, como se puede apreciar en la siguiente ilustración, están agrupas en cuatro zonas: alfanumérica, numérica, de navegación y de funciones.
TÉCNICA DE DIGITACIÓN
Adquirir y mantener una técnica apropiada de digitación, también hace parte de la primera etapa en el aprendizaje del Manejo de Teclado. Esta debe incluir, desde los primeros años escolares, la explicación a los estudiantes de por qué es importante adoptar la postura adecuada y entrenarlos para sentarse correctamente, usar convenientemente el teclado y hacer pausas en el trabajo con alguna frecuencia.
Esta técnica apropiada de digitación, también debe incluir la realización de ejercicios para memorizar la localización de cada una de las teclas y el dedo y mano con el cual se deben pulsar. En esta etapa de la instrucción, resulta positivo utilizar software especialmente diseñado para ayudar a alcanzar los objetivos específicos propuestos para aprender a Manejar el Teclado. Vea una reseña de software disponible en Internet para aprender a digitar haciendo
Acatar las normas básicas de ergonomía.
Al iniciar cada ejercicio, descansar la punta de los dedos índice, de ambas manos, sobre las teclas guía (F y J).
No mirar el teclado mientras digita.
Repetir 10 veces cada serie (renglón).
Separar con un espacio los grupos de letras dentro de cada serie.
GESTION DOCUMENTAL
Durante siglos, la gestión documental en las organizaciones fue el dominio exclusivo de administradores, archiveros y bibliotecarios, cuyas herramientas manuales básicas eran los libros de registro, las carpetas, archivadores, cajas y estanterías en que se guardan los documentos de papel (y más tarde los audiovisuales y los documentos en soportes magnéticos u ópticos), los ficheros o kárdex que permiten hacer referencias cruzadas y una larga lista de técnicas de recuperación de información mediante sistemas de codificación y clasificación. Más recientemente se fueron sumando a ellos los informáticos, que son cada vez más necesarios debido a la complejidad y nivel de sofisticación que van alcanzando los sistemas computacionales de apoyo de la actividad administrativa.
El uso del computador en la gestión documental se inicia en la práctica a partir de las grandes bibliotecas nacionales anglófonas, la Biblioteca del Congreso de los Estados Unidos de América y la British Library, que en los años 60 del siglo XX crean programas de bases de datos conocidos como MARC (Machine Readable Cataloguing) o Catalogación leíble por computador. Poco después se comienza también a usar registros computarizados para inventariar documentación administrativa en soporte papel.
Cuando el uso de las tecnologías de información y comunicación se hizo común en la administración pública y privada, con el inicio de las bases de datos y la aparición de los procesadores de textos y otras aplicaciones ofimáticas, y sobre todo con la llegada del correo electrónico, surgió la necesidad de capturar y conservar también documentos que nacen, viven y mueren en formato electrónico. Conseguir esto representó un nuevo salto en la complejidad y exigencias a los sistemas informatizados y en la forma de pensar de los administradores y archiveros.
En la actualidad, coexisten en el mundo los más diversos sistemas de gestión documental: desde el simple registro manual de la correspondencia que entra y sale, hasta los más sofisticados sistemas informáticos que manejan no sólo la documentación administrativa propiamente tal, venga ella en papel o en formato electrónico, sino que además controlan los flujos de trabajo del proceso de tramitación de los expedientes, capturan información desde bases de datos de producción, contabilidad y otros, enlazan con el contenido de archivos, bibliotecas, centros de documentación y permiten realizar búsquedas sofisticadas y recuperar información de cualquier lugar.
Durante siglos, la gestión documental en las organizaciones fue el dominio exclusivo de administradores, archiveros y bibliotecarios, cuyas herramientas manuales básicas eran los libros de registro, las carpetas, archivadores, cajas y estanterías en que se guardan los documentos de papel (y más tarde los audiovisuales y los documentos en soportes magnéticos u ópticos), los ficheros o kárdex que permiten hacer referencias cruzadas y una larga lista de técnicas de recuperación de información mediante sistemas de codificación y clasificación. Más recientemente se fueron sumando a ellos los informáticos, que son cada vez más necesarios debido a la complejidad y nivel de sofisticación que van alcanzando los sistemas computacionales de apoyo de la actividad administrativa.
El uso del computador en la gestión documental se inicia en la práctica a partir de las grandes bibliotecas nacionales anglófonas, la Biblioteca del Congreso de los Estados Unidos de América y la British Library, que en los años 60 del siglo XX crean programas de bases de datos conocidos como MARC (Machine Readable Cataloguing) o Catalogación leíble por computador. Poco después se comienza también a usar registros computarizados para inventariar documentación administrativa en soporte papel.
Cuando el uso de las tecnologías de información y comunicación se hizo común en la administración pública y privada, con el inicio de las bases de datos y la aparición de los procesadores de textos y otras aplicaciones ofimáticas, y sobre todo con la llegada del correo electrónico, surgió la necesidad de capturar y conservar también documentos que nacen, viven y mueren en formato electrónico. Conseguir esto representó un nuevo salto en la complejidad y exigencias a los sistemas informatizados y en la forma de pensar de los administradores y archiveros.
En la actualidad, coexisten en el mundo los más diversos sistemas de gestión documental: desde el simple registro manual de la correspondencia que entra y sale, hasta los más sofisticados sistemas informáticos que manejan no sólo la documentación administrativa propiamente tal, venga ella en papel o en formato electrónico, sino que además controlan los flujos de trabajo del proceso de tramitación de los expedientes, capturan información desde bases de datos de producción, contabilidad y otros, enlazan con el contenido de archivos, bibliotecas, centros de documentación y permiten realizar búsquedas sofisticadas y recuperar información de cualquier lugar.
La palabra carta se deriva del latín charta y significa, papel escrito que se manda a una persona para darle cuenta de algo. Se llama también epístola, misiva o comunicación.
Tomando en cuenta la forma de su redacción, la carta es realmente una conversación. Por eso, todas las normas y requisitos exigidos por esta , son también necesarios para la carta.
Elementos Formales Básicos
· Lugar y fecha.
· Nombre y dirección del destinatario.
· Salutación.
· Introducción.
· Desarrollo o cuerpo.
· Despedida.
· Firma.
Tipos De Cartas
· Comerciales o mercantiles.
· Sociales.
· Oficiales.
· Privadas.
A diferencia de la correspondencia personal, no debe estar escrita nunca a mano. Como dijimos en el capítulo de hablar por teléfono la carta debe tener una buena presentación pues es la imagen de nuestra empresa. Muchas personas se podrían hacer una idea equivocada por el hecho de enviar una carta mal escrita, con faltas de ortografía, tachones, etc. Recuerde que es muy importante la claridad en los conceptos y una buena presentación. El papel, siempre debería ser blanco, con membrete y logotipo , o simplemente el membrete, en el cual deben figurar todos los datos de la empresa: nombre, dirección, teléfonos, fax, correo electrónico y dirección web si se tiene. El papel debe ser de buena calidad sin llegar al "cartón", difícil de doblar y ensobrar. El tamaño utilizado por excelencia es el DIN A4 (21,5 x 29, 5) debido a la popularización de las impresoras con cargador de papel que soportan este estándar. También es posible utilizar el tamaño folio (21,5 x 35). Como dijimos no escriba nunca correspondencia comercial a mano. Puede utilizar la máquina de escribir (manual o eléctrica) o el ordenador. El tipo de letra a utilizar deberá ser de un tamaño adecuado (unos 10 puntos por pulgada está bien), y la fuente debería ser clara y legible (Times New Roman, Arial, Helvética o similar), evitando utilizar esas fuentes tan "bonitas" que tenemos en nuestro ordenador. Procure evitar utilizar más de dos tipos de letra distintos en sus cartas, utilizando varias fuentes para remarcar cada palabra, quedando su carta como una exposición de tipos de letra. El sobre. Uno de los más utilizados es el conocido como sobre de "ventana". Este sobre se caracteriza por tener una ventana transparente, que nos permite ver la dirección del destinatario; la ventaja es el ahorro de tener que añadir los datos del destinatario en el sobre (y el ahorro de tiempo y de una etiqueta exterior). La medida más utilizada es el tamaño 22 x 11, 5 aunque dependiendo del tamaño de la papelería de la empresa puede ser diferente. El sobre debe tener la dirección de la empresa y opcionalmente su logo. A diferencia de los sobres personales, en los sobres comerciales, el remite (datos del remitente) suele ir colocado en la parte delantera del sobre. Pondremos los datos del destinatario en la parte superior derecha , aunque también se admiten en la derecha. Debajo dos o tres líneas después la fecha (datar la carta), con el lugar desde donde se escribe (León, a ...). Mejor utilizar la fecha con mes que con dígito. En muchos casos indicar s/ref o n/ref (ver abreviaturas), significa que se hace referencia al asunto tratado.
2. LEGISLACIÓN PARA LA GESTIÓN Y
ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL.
PRESENTACIÓNLa Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales presenta el procedimiento para la GESTION DOCUMENTAL DE LOS DOCUMENTOS FISICOS, desarrollado por el Proyecto MUISCA, como un servicio más concebido dentro de la política de fortalecimiento de la política de servicio, encaminado a facilitar la gestión documental en sus etapas de: recepción, radicación, alistamiento y clasificación, digitalización, embalaje y almacenamiento, junto con la consulta virtual de aquellos documentos físicos que ingresan o se generan en las dependencias de la entidad, a través de los servicios informáticos electrónicos. La implantación del procedimiento inicialmente está a disposición para la gestión documental de los documentos físicos provenientes de las Entidades Autorizadas para Recaudar y otros obligados a enviar declaraciones o recibos de pago y para los documentos físicos generados en trámites efectuados por los clientes en los puntos de contacto de la entidad, en cumplimiento de las normas que así lo establezcan.Los beneficios más importantes que este procedimiento presenta para la DIAN son:
Organiza y encadena en forma secuencial el procedimiento que deben surtir los documentos físicos desde su recepción y procesamiento hasta su disposición final, incluyendo la digitalización y los servicios de consulta inherentes a la gestión documental.
Facilita la administración y consulta en forma virtual de los documentos físicos recibidos o generados por la entidad a través de los servicios informáticos electrónicos
Garantiza la seguridad, eficiencia y celeridad en la gestión documental.
Unifica directrices generales para la recepción de los documentos físicos en la organización, con el propósito de lograr mayor eficiencia en la prestación de los servicios relacionados con la gestión de los documentos Sirve de soporte efectivo a los funcionarios de la DIAN en el desarrollo de sus actividades y funciones, facilitando las labores de las áreas misionales, de apoyo y control de la entidad.De acuerdo con lo establecido en numeral 9 de la Orden Administrativa 00001 de febrero 6 de 2008, el procedimiento allí señalado rige a partir de firma de la misma y deroga, en la medida que se vaya implementando, las órdenes e instrucciones que le sean contrarias. Para lo cual se inicia con su implementación en el mes de febrero en las administraciones y lugares de atención de la ciudad de Bogotá y continuará en el resto de país con base en las instrucciones que imparta la Secretaría General y la Subsecretaría de Recursos Físicos o las dependencias que hagan sus veces.
ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL.
PRESENTACIÓNLa Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales presenta el procedimiento para la GESTION DOCUMENTAL DE LOS DOCUMENTOS FISICOS, desarrollado por el Proyecto MUISCA, como un servicio más concebido dentro de la política de fortalecimiento de la política de servicio, encaminado a facilitar la gestión documental en sus etapas de: recepción, radicación, alistamiento y clasificación, digitalización, embalaje y almacenamiento, junto con la consulta virtual de aquellos documentos físicos que ingresan o se generan en las dependencias de la entidad, a través de los servicios informáticos electrónicos. La implantación del procedimiento inicialmente está a disposición para la gestión documental de los documentos físicos provenientes de las Entidades Autorizadas para Recaudar y otros obligados a enviar declaraciones o recibos de pago y para los documentos físicos generados en trámites efectuados por los clientes en los puntos de contacto de la entidad, en cumplimiento de las normas que así lo establezcan.Los beneficios más importantes que este procedimiento presenta para la DIAN son:
Organiza y encadena en forma secuencial el procedimiento que deben surtir los documentos físicos desde su recepción y procesamiento hasta su disposición final, incluyendo la digitalización y los servicios de consulta inherentes a la gestión documental.
Facilita la administración y consulta en forma virtual de los documentos físicos recibidos o generados por la entidad a través de los servicios informáticos electrónicos
Garantiza la seguridad, eficiencia y celeridad en la gestión documental.
Unifica directrices generales para la recepción de los documentos físicos en la organización, con el propósito de lograr mayor eficiencia en la prestación de los servicios relacionados con la gestión de los documentos Sirve de soporte efectivo a los funcionarios de la DIAN en el desarrollo de sus actividades y funciones, facilitando las labores de las áreas misionales, de apoyo y control de la entidad.De acuerdo con lo establecido en numeral 9 de la Orden Administrativa 00001 de febrero 6 de 2008, el procedimiento allí señalado rige a partir de firma de la misma y deroga, en la medida que se vaya implementando, las órdenes e instrucciones que le sean contrarias. Para lo cual se inicia con su implementación en el mes de febrero en las administraciones y lugares de atención de la ciudad de Bogotá y continuará en el resto de país con base en las instrucciones que imparta la Secretaría General y la Subsecretaría de Recursos Físicos o las dependencias que hagan sus veces.
SOFTWARE DE VOZ
El reconocimiento de voz es la capacidad de un ordenador, de convertir, las palabras de la vos humana a un código binario comprensible por la computadora. La mayoría de las personas tienen la idea de que el reconocimiento de voz, se basa en que un computador tiene una especie de oídos electrónico, en realidad este sirve más como un traductor, el cual convierte nuestro lenguaje, en uno comprensible por la maquina.
APLICACIONES DEL SOFTWARE DE RECONOCIMIENTO DE VOZ
Las funciones y características de la tecnología de reconocimiento de voz son muy amplias. Con un programa de reconocimiento básico, los usuarios y programadores pueden personalizar la aplicación en base a sus preferencias. Las dos principales funciones del reconocimiento de voz son, la toma de dictado y el control de funciones dentro de la computadora. Hay ciertas aplicaciones que convierten su voz a texto en documentos de Word con gran precisión. El reconocimiento de voz también se utiliza para controlar el equipo, mediante el uso de órdenes que pueden ser muy simples, o muy complejas. En una palabra, usted puede pedirle a su equipo que cierre o abra un programa, que lo lleve a un sitio web o realizar otros comandos similares. El valor de controlar su equipo mediante el reconocimiento de voz, es que usted tendrá sus dos manos libres, y a su disposición para realizar otras tareas. Por esta razón, la fuerza aérea, también utiliza el reconocimiento de vos para el uso de sus pilotos.Esta nueva tecnología también es útil para las personas con discapacidades. Esta interfaz extensa, le da la oportunidad a las persona con discapacidad, de hacer uso de sus computadora, en forma que antes no podrían. Usted puede encontrar una gran variedad de funciones de software de reconocimiento de voz en la industria aeronáutica, militar, de salud, educación y mucho más.
Pueden ofrecer un gran incremento en la productividad de los usuarios con habilidades limitadas para mecanografiar.
VIDEO BEAM
Es un proyector de imágenes que trabaja como una pantalla y se proyecta en una pared o en una superficie de tela, el visor debe ser oscuro para que se vea también, también se dice que es una especie de proyector de videos liviano y fácil de transportar; por medio del cual puedes mostrar tus trabajos y presentaciones desde tu computadora en un auditorio o simplemente ver desde la comodidad de tu hogar una pantalla similar a las pantallas de cine.
Un proyector de video i cañón proyector recibe una señal de video y proyecta la imagen correspondiente en una pantalla de proyección usando un sistema de lentes permitiendo así visualizar imágenes fijas o en movimiento
Son generalmente usados en salas de presentaciones o conferencias, en aulas docentes y se puedes hacer aplicaciones para cine en casa
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